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L'avenir Du Travail

Efficacité du lieu de travail: Pensez aux consommateurs, pas aux technologies d'entreprise



À 2016 Enquête américaine sur l'utilisation du temps du Bureau of Labor Statistics a révélé que 22% des personnes effectuaient une partie ou la totalité de leur travail à domicile - et la même enquête indiquait que ce chiffre était de 43% pour les travailleurs titulaires d'un diplôme d'études supérieures. Une étude récente de l'Agile Talent Collaborative a révélé que les responsables des RH prévoient la croissance de la main-d'œuvre 50/50, où 50% des membres de l'organisation sont temporaires et externes. Et dans un récent mondial sondage D'après l'Economist Intelligent Unit, 49% des répondants ont déclaré que le travail mobile avait le plus grand impact sur leur productivité, tandis que 38% ont admis qu'il déterminait leur degré de satisfaction envers un employeur.

Ce que ces données illustrent, c'est une augmentation rapide de l'appétit des travailleurs pour un travail mobile et flexible. Cela montre également l'importance des outils de communication et de collaboration dans l'achèvement du travail, maintenant que plus de professionnels travaillent en permanence à partir de différents lieux et fuseaux horaires. Mais la majorité de la technologie d'entreprise est dépassée pour répondre aux besoins de cette nouvelle économie, créant des gains d'efficacité négatifs qui peuvent être évités. Pour des performances optimales, les outils de productivité doivent fournir une communication en temps réel, une collaboration instantanée et des contrôles de confidentialité sécurisés. Dans cet article, nous soutenons que la technologie grand public peut souvent être le meilleur moyen d'atteindre ces objectifs et décrivons trois stratégies clés pour adopter les bons outils et évaluer les avantages qu'ils procurent dans le contexte de l'économie agile.



Une explosion d'appareils, d'applications et d'outils basés sur le cloud plus faciles à utiliser a offert aux gens la possibilité d'intégrer la technologie dans presque tous les aspects de leur mode de vie, notamment sur le lieu de travail.



LE RÔLE DE LA TECHNOLOGIE DES CONSOMMATEURS SUR LE LIEU DE TRAVAIL

L'utilisation accrue de la technologie mobile grand public a eu un sans précédent impact sur la façon dont les gens travaillent aujourd'hui. La prolifération rapide des smartphones, des applications mobiles et des outils basés sur le cloud a offert aux gens la possibilité d'intégrer la technologie dans presque tous les aspects de leur vie.



lequel des éléments suivants est considéré comme une erreur d'élément manquant ?

Ce qui est surprenant, cependant, c'est la rapidité avec laquelle ces technologies ont pris le pas sur la façon dont les organisations fonctionnent aujourd'hui. Même les employés de grandes entreprises anciennes - qui appliquaient des directives strictes sur les systèmes et processus informatiques utilisés par leur personnel pendant des décennies - utilisent maintenant régulièrement leurs appareils personnels pour consulter leurs e-mails, mettre à jour des documents et organiser des réunions, car cela leur permet d'être plus productif .

Compte tenu de la manière dont ces technologies permettent aux gens de vivre et de travailler quand ils le souhaitent et où ils le souhaitent - et tous à partir du même appareil -, la cause de cette tendance n'est pas difficile à comprendre. Ce qui est moins clair, c’est de savoir si les entreprises ont trouvé un moyen capitaliser sur les opportunités qu'offrent les technologies et processus orientés consommateurs. En 2011, un rapport Forrester déclaré que 64% des cadres interrogés ont admis que leur organisation ne réalisait qu'une infime partie des avantages des technologies de collaboration.



Pour comprendre comment les entreprises peuvent tirer parti de ces opportunités, nous analyserons le succès des équipes distribuées, qui n'ont souvent d'autre choix que d'adopter la technologie grand public et mobile. Ce que nous avons trouvé ici chez ApeeScape, une entreprise 100% distante qui a augmenté ses effectifs par centaines ces dernières années, c'est que ces technologies peuvent offrir une valeur ajoutée par rapport aux outils commerciaux traditionnels actuellement utilisés par de nombreuses organisations.

1. UTILISEZ UNE MEILLEURE COMMUNICATION EN TEMPS RÉEL

L'absence de réunions en face à face dans les équipes réparties augmente les enjeux pour s'assurer que les bons outils de communication sont en place. Mais cela ne signifie pas que les outils sélectionnés doivent être les plus chers ou les plus techniques. Les outils en question ici incluent Skype, Zoom et Slack, des technologies utilisées par les consommateurs dans des environnements non professionnels. Faciles à utiliser, compatibles avec plusieurs appareils et très souvent gratuits à télécharger, ils offrent une communication en temps réel rentable. Compte tenu de leur coût, de leur interopérabilité et de leur convivialité, la valeur que ces outils offrent remet en question la raison pour laquelle certaines organisations internes continuent d'utiliser des outils de conférence obsolètes et souvent coûteux pour communiquer.



réglage des performances dans le serveur SQL étape par étape

Les problèmes rencontrés avec ces appels sont bien connus: tout d'abord, vous devez combattre les multiples numéros de téléphone, codes de conférence et numéros de code PIN pour rejoindre l'appel. Ensuite, vous vous annoncez avec un bip fort (interrompant souvent une conversation qui a déjà commencé), suivi par le problème de ne pas savoir qui est à l'appel ou qui parle.

En raison de ces expériences, il est compréhensible que certaines entreprises - peu familiarisées avec les avantages de la technologie collaborative grand public - supposent que la communication en souffrira si une entreprise choisit de travailler à distance et compte uniquement sur les conférences téléphoniques pour les réunions.



Nous avons trouvé que c'était une idée fausse. Ici à ApeeScape, Zoom est notre plateforme préférée. Cela nous permet de collaborer à un niveau qui reflète l'interaction que vous auriez si la réunion avait lieu dans un bureau:

  • Vous pouvez réellement voir les gens - les fonctionnalités vidéo permettent aux gens de communiquer avec empathie et émotion.
  • Vous pouvez partager votre écran - reflétant efficacement le comportement de «travailler ensemble» qui se produit dans un bureau.
  • Vous pouvez annoter l'écran pour améliorer l'efficacité avec laquelle les gens peuvent transmettre une idée ou un message.

Comme avantage supplémentaire, vous pouvez enregistrer la réunion pour référence future, ce qui réduit le risque d'oublier des points d'action. Il existe également très peu de support informatique, voire aucun, associé à ces technologies.



2. UTILISEZ DES OUTILS BASÉS SUR LE CLOUD POUR COLLABORER

Lorsque les employés peuvent travailler de n'importe où, il est important que les outils opérationnels qu'ils utilisent leur permettent de coopérer aussi efficacement que ceux qu'ils utiliseraient dans un bureau. Pour les équipes distribuées, une option consiste à utiliser une technologie basée sur le cloud. Ici, des outils tels que GitHub et Google Drive offrent une traçabilité élevée sur les documents de travail et une fonctionnalité mobile puissante.

Prenez Google Drive. Il permet à plusieurs travailleurs distants d'accéder aux mêmes dossiers depuis n'importe quel appareil et de les utiliser même lorsqu'ils sont en déplacement. Plus spécifiquement, Google Docs permet à plusieurs utilisateurs d'apporter des modifications et des suggestions sur un document. Toutes ces modifications sont suivies et enregistrées, de sorte que si les anciennes versions du document peuvent toujours être trouvées, cela garantit que tout le monde travaille sur la dernière version.



Du côté de l'employeur, ces outils offrent des fonctionnalités de sécurité pour garantir que les détails de l'entreprise restent confidentiels et verrouillés aux seuls utilisateurs approuvés dans un domaine donné ou une liste approuvée. Par rapport à l'exemple de Google Docs, pensez à des outils moins dynamiques et au processus de collaboration qui se déroule: une personne rédige un document, l'envoie par e-mail à une autre, ajoute sa contribution et le renvoie. Tout au long de ce processus, ces documents sont téléchargés, envoyés par e-mail et présentent de nombreuses opportunités de faille de sécurité potentielle. Travailler à partir d'un seul document basé sur le cloud permet de minimiser ce risque.

3. ÊTRE AGNOSTIQUE DE L'APPAREIL

Microsoft États que 67% des personnes utilisent des appareils personnels pour le travail. Si vous gérez une équipe distribuée, vous laissez déjà les membres de l'équipe travailler à partir des emplacements qu'ils préfèrent. Pourquoi ne pas les laisser travailler également sur les appareils qu'ils préfèrent?

Chez ApeeScape, nous sommes indépendants des appareils. Bien qu'il soit indispensable que tout appareil utilisé dispose des logiciels et des capacités de performance appropriés, nous permettons à nos équipes de choisir les appareils qui répondent le mieux à leur rôle, à leurs exigences et à leur mode de vie. Du point de vue de l'engagement des employés, si les membres de l'équipe peuvent gérer leurs tâches professionnelles et personnelles à partir d'un seul appareil - l'appareil qu'ils ont généralement toujours avec eux - alors ils sont mieux placés pour faire face aux problèmes de travail imprévus qui nécessitent leur attention immédiate.

documentation en développement logiciel agile

Du point de vue de l'efficacité opérationnelle, permettre aux employés de choisir leurs propres appareils peut faire gagner du temps aux organisations sur l'administration de la technologie, car les membres de l'équipe sont autonomes, travaillant sur des appareils qu'ils peuvent facilement naviguer, mettre à niveau et dépanner eux-mêmes.

Bien sûr, la sécurité est une préoccupation majeure lors de l'examen d'une politique «apportez votre propre appareil». Il y a preuve pour suggérer qu'une augmentation de l'utilisation des appareils mobiles au travail a entraîné une augmentation des failles de sécurité. Les dernières plates-formes cloud sont dotées de contrôles de confidentialité rigoureux pour aider à lutter contre ce risque et garantir la sécurité des données de l'entreprise, mais les entreprises peuvent prendre d'autres mesures pour améliorer la sécurité. Un processus d'intégration solide en est un.

Chez ApeeScape, nous nous assurons que toutes les nouvelles recrues passent par une intégration détaillée et rigoureuse. Nous faisons une priorité que tous les nouveaux arrivants assistent à nos réunions virtuelles (via Zoom) sur la protection des données, la confidentialité et la formation à la conformité. Nous utilisons également G-Suite. Non seulement il sert d'intranet efficace, mais il permet également d'utiliser des protocoles de sécurité sur une variété d'appareils mobiles, notamment la vérification en 2 étapes.

LA FIN DE LA PENSÉE «WATERCOOLER»

Dans cet article, nous avons détaillé un certain nombre de ressources technologiques qui peuvent être utilisées pour engager, connecter et sécuriser efficacement les équipes distribuées. L'intégration d'un mélange de ces outils peut aider à créer une «politique de porte ouverte» que vous pourriez trouver dans un environnement de bureau traditionnel, ainsi que permettre également aux équipes réparties de travailler plus efficacement que les équipes internes.

Bien que les problèmes de sécurité soient toujours présents, ils peuvent être contrôlés lorsque les bons processus et protocoles sont mis en place. Du point de vue de la croissance de l'entreprise, les équipes réparties qui exploitent correctement la technologie grand public peuvent améliorer considérablement leurs niveaux de communication, de productivité et de satisfaction des équipes.

Une dernière implication de permettre aux équipes de travailler à distance avec la technologie mobile grand public est la fin de la pensée «watercooler». Les idées commerciales spontanées et innovantes ne sont plus perdues dans les livres d'histoire du bavardage de cantine. Ils sont transformés de solutions informelles et non organisées en initiatives tangibles et consultables qui ajoutent un avantage significatif à l'efficacité des équipes réparties - et finalement de l'ensemble de l'organisation.

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