Résumé

Que sont les prévisions de flux de trésorerie hebdomadaires?

• Les prévisions de trésorerie hebdomadaires sont utilisées pour projeter la liquidité d'une entreprise à moyen terme, en estimant le calendrier et le montant des entrées et des sorties de trésorerie.
• Les entreprises, grandes et petites, précoces et matures, devraient utiliser cet outil. Les prévisions de flux de trésorerie hebdomadaires peuvent même être adaptées aux entreprises de tous les secteurs et avec différents modèles commerciaux.
• La ventilation de l'entreprise sur une base hebdomadaire capture les mouvements granulaires qui peuvent être négligés si vous utilisez un intervalle mensuel, trimestriel ou annuel.
• La période de prévision optimale est de 13 semaines, le nombre total de semaines dans un trimestre fiscal. La période optimale doit s'étendre suffisamment dans le futur pour donner à votre équipe le temps de réagir, mais pas au point que le degré de certitude devienne nul.

En quoi les prévisions de trésorerie hebdomadaires sont-elles utiles?

• Force la discipline grâce à la mentalité `` l'argent est roi '': Tandis que BAILLER peut aider à dissimuler les problèmes commerciaux, il est difficile de couvrir les problèmes en se concentrant sur les liquidités.
• Améliore la compréhension des clients et des fournisseurs: Le processus de stratification des clients et des fournisseurs fournit des informations sur les clients et les fournisseurs clés, notamment si certains clients sont lents à payer ou si les fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé.
• Aide les entreprises à comprendre le coût de la croissance: Comprendre les besoins de liquidité à court terme permet à une entreprise de planifier sa croissance et de lever le financement approprié.
• Réduit le coût du capital: En comprenant la liquidité, une entreprise peut minimiser les emprunts à crédit pour financer les paiements intermédiaires comme la masse salariale et le loyer.
• Augmente la communication avec les autres départements: Afin de compléter les prévisions de flux de trésorerie, l'équipe des finances doit communiquer avec les collègues de tous les départements.

Comment construire une prévision de flux de trésorerie hebdomadaire

• Étape 1: Configurez la feuille de calcul. Ajoutez des dates de fin de semaine en haut et en bas de la colonne de gauche, créez des lignes pour les encaissements et les décaissements. Remplissez 3-4 semaines de données réelles pour dessiner une tendance, puis projetez à partir de là.
• Étape 2: Comprendre comment l'entreprise réalise des ventes et collecte de l'argent en choisissant entre quatre modèles commerciaux généraux: contractuel, récurrent, forfaitaire unique et hybride.
• Étape 3: Concentrez-vous sur les paiements en espèces, la planification des paiements fixes et les dates auxquelles ils doivent être effectués. Ensuite, stratifiez les fournisseurs en fournisseurs critiques et non critiques, en payant d'abord les fournisseurs critiques. Enfin, soustrayez les décaissements des entrées de trésorerie pour le flux de trésorerie net. S'il y a un déficit dans le solde de trésorerie de fin de semaine, tirez sur la facilité de crédit ou déterminez comment augmenter les recettes ou réduire les décaissements. Assurez-vous de le signaler aux principaux responsables.

Pourquoi chaque entreprise devrait établir des prévisions de flux de trésorerie hebdomadaires

Le fait est que l'une des premières leçons que j'ai apprises dans le monde des affaires est que les bilans et les comptes de résultat sont de la fiction, les flux de trésorerie sont la réalité. - Chris Chocola

Lorsque la plupart des professionnels de la finance entendent le terme «prévisions de trésorerie sur 13 semaines», ils le considèrent comme un fardeau - une tâche de plus pour apaiser un prêteur autoritaire. La plupart des professionnels de la finance ne sont pas aussi enthousiastes à l'idée de le construire que de créer un modèle de projection pour une acquisition ou un investissement. Le fait que les entreprises ont généralement tendance à ne pas se concentrer sur leurs besoins de liquidité tant qu’elles n’y sont pas forcées n’aide pas. Par conséquent, les gens accordent souvent la priorité prévisions de trésorerie hebdomadaires dans des situations de détresse, lorsqu'il est trop tard pour prendre des mesures correctives. Et même encore, l'analyse est souvent exécutée à la hâte et inexacte.

À travers mon expérience dans le private equity et le conseil, j'ai pu constater à quel point la compilation de prévisions de trésorerie hebdomadaires peut être bénéfique, dans des secteurs allant de la distribution et de la fabrication, à la remise en forme et aux services. Dans presque tous les cas, les sociétés impliquées ont souhaité avoir effectué l'analyse plus tôt. Par conséquent, je suis fermement convaincu que les prévisions de trésorerie hebdomadaires sont cruciales pour les entreprises, grandes et petites, en bonne santé ou en difficulté, et dans tous les secteurs.

modèle dans les principes de conception

Que sont les prévisions hebdomadaires de flux de trésorerie?

Prévisions de trésorerie hebdomadaires sont utilisés pour projeter la liquidité d’une entreprise à moyen terme, en estimant le calendrier et le montant des entrées et sorties de trésorerie. L'intervalle hebdomadaire oblige les entreprises à comprendre les détails de leur activité à un niveau plus granulaire. Par exemple, les entrées de trésorerie peuvent être importantes une semaine si un grand nombre de créances sont recouvrées, mais les sorties peuvent être énormes la suivante si la paie et le loyer sont dus. La ventilation de l'entreprise sur une base hebdomadaire capture les mouvements granulaires qui peuvent être négligés si vous utilisez un intervalle mensuel, trimestriel ou annuel. Pourquoi ne pas faire une prévision quotidienne, alors? D'après mon expérience, cela peut être excessif car il introduit sept fois les variables en tant que prévision hebdomadaire, et peut ne pas améliorer la précision de la prévision. Par conséquent, l'intervalle hebdomadaire fournit un juste milieu pour atteindre la granularité sans trop de détails.

En ce qui concerne une période de prévision optimale, la norme de l'industrie est de 13 semaines, le nombre de semaines dans un trimestre fiscal. Idéalement, une entreprise devrait comprendre comment les revenus et les coûts seront encourus dans ce laps de temps. Si vous ne projetez que sur quatre à huit semaines, il sera difficile de réagir efficacement aux problèmes de liquidité. La période optimale doit s'étendre suffisamment dans le futur pour donner à votre équipe le temps de réagir, mais pas au point que le degré de certitude devienne nul.

Les arguments contre les prévisions hebdomadaires sont à courte vue

J'ai entendu, et certains d'entre vous ont peut-être même utilisé, une ou plusieurs des raisons suivantes pour ne pas faire les prévisions:

• «C’est génial, mais ce sont toutes des situations de détresse. Mon entreprise est saine, c'est donc une perte de temps. »

  
  
  

• 'J'ai une petite équipe (ou pas d'équipe) et je n'ai pas le temps d'établir une autre prévision'

• «Mon entreprise se développe bien et il n'y a rien à l'horizon pour me faire croire le contraire»

  
  
  

• 'Mon entreprise est différente de celle que vous avez décrite, donc les prévisions de trésorerie ne s'appliquent pas à mon entreprise'

• «Mes actionnaires / prêteurs / société mère croient en nous et ont de grandes poches. Même si nous avons un problème, ils financeront tout déficit de trésorerie que nous pourrions avoir »

  
  
  

Bien que relatables, ils sont tous à courte vue. Chaque entreprise, quelle que soit sa force, devra inévitablement faire face à des moments difficiles. Il ne faut pas oublier La grande récession , lorsque des sociétés de premier ordre au sommet du monde (par exemple, Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns, etc.) ont été mises à genoux. Maintenant, une prévision hebdomadaire de trésorerie aurait-elle empêché la catastrophe? Peut-être pas. Mais, ce que je peux dire avec certitude, c'est qu'aucune de ces entreprises n'avait une bonne maîtrise de ses besoins de liquidités, ce qui aurait pu atténuer les dommages éventuels. Il y a toujours limites de liquidité et il appartient à un opérateur de connaître ces limites.

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Pourquoi les prévisions hebdomadaires de flux de trésorerie sont-elles utiles?

Force la discipline grâce à la mentalité «l'argent est roi»

Les opérateurs ne peuvent pas se cacher derrière des astuces comptables pour masquer les sous-performances. BAILLER peut aider à dissimuler les problèmes commerciaux, mais il est difficile de couvrir les problèmes en se concentrant sur les liquidités. Se concentrer sur les délais à court et moyen terme peut révéler rapidement des problèmes potentiels et aider les entreprises soumises à la saisonnalité traverser les hors-saisons .

Améliore la compréhension des clients et des fournisseurs

Le processus de stratification des clients et des fournisseurs fournit des informations sur les principaux clients et fournisseurs, en fonction de la situation:

• Si un client paie lentement: Il peut être utilisé comme excuse pour appeler un client. Au lieu d'exiger simplement un paiement, cela peut être une autre opportunité de générer des revenus, en supposant que votre entreprise souhaite toujours des affaires de ce client

• Si certains fournisseurs proposent des remises pour paiement anticipé: Avoir une maîtrise des flux de trésorerie peut permettre à une entreprise de profiter de ces remises et d'augmenter sa rentabilité

• Si certains fournisseurs sont assouplis sur l'application de leurs conditions: Une entreprise peut étirer certains de ses fournisseurs flexibles pour réduire son fonds de roulement net et augmenter sa trésorerie

Aide les entreprises à comprendre le coût de la croissance

Les entreprises en croissance sont souvent contraintes de liquidités, car les dépenses en capital et les investissements en stocks doivent être effectués avant les revenus associés à la croissance. Comprendre les besoins de liquidité à court terme permet à une entreprise de planifier cette croissance et de lever le financement approprié. Cela aide ainsi une entreprise à éviter un échec de livraison ou, pire encore, des difficultés financières majeures.

Réduit le coût du capital

En comprenant la liquidité, une entreprise peut minimiser les emprunts à crédit pour financer les paiements intermédiaires comme la masse salariale et le loyer. Dans d'autres cas, une entreprise peut réduire le montant de trésorerie disponible et à la place déployer le capital par un réinvestissement dans l'entreprise, une réduction de la dette ou des dividendes.

Augmente la communication avec les autres départements

Afin de compléter correctement les prévisions de trésorerie, l'équipe financière doit communiquer avec ses collègues des ventes, des achats, des comptes fournisseurs, des comptes clients, des ressources humaines, etc. experts en prévisions financières pour mieux comprendre l'entreprise et son fonctionnement.

Quand et pour quels types d'entreprises est-il approprié?

Dans de nombreux cas, le stress financier peut être évité en comprenant les flux de trésorerie entrants et sortants et en prenant les mesures correspondantes appropriées. Dans tous les cas, une entreprise peut bénéficier de prévisions de trésorerie. Rappelez-vous, CASH IS KING! Je suis fermement convaincu que les entreprises, grandes et petites, précoces et matures, devraient utiliser cet outil. Les prévisions hebdomadaires de trésorerie peuvent même être adaptées à chaque type d'entreprise.

Inestimable pour les entreprises dans des situations difficiles

Quand j'ai vu ma première prévision de trésorerie hebdomadaire à l'automne 2008, j'avoue que j'étais sceptique quant à sa valeur. À l'époque, je travaillais pour une entreprise de distribution qui desservait des entreprises des secteurs du transport et de la construction. Cependant, avec les prévisions, nous avons pu obtenir des informations sur le moment où les gens entraient dans nos magasins et sur le moment où l'argent comptait réellement sur notre compte bancaire. Malgré l'environnement économique difficile, les performances de base des activités de «blocage et de lutte» se sont améliorées, tout comme les flux de trésorerie. Nous avons réalisé que les ventes montaient en flèche certains jours du mois (le 1er, le 10, le 20) en raison de certaines habitudes d'achat. L'entreprise a profité de cette tendance en organisant des promotions ces jours-là pour augmenter le dollar moyen par commande. Je suis rapidement devenu un croyant.

Dans une autre situation avec une entreprise de services, nous avons évité un désastre parce que les prévisions de trésorerie hebdomadaires prévoyaient avec précision que nous serions à court de liquidités le mois suivant si la banque imposait un remboursement obligatoire. L'entreprise réalisait des ventes de plus de 100 millions de dollars par an, mais nous allions avoir un trou de 1 million de dollars en raison de la saisonnalité majeure de l'entreprise. Nous avons utilisé les prévisions pour convaincre la banque de réduire le montant du remboursement de la dette dont elle avait besoin et nous permettre de traverser la crise saisonnière des liquidités vers une période plus rentable. En plus de nous aider à éviter une crise, les informations précises sur l'entreprise ont renforcé notre crédibilité auprès de la banque lorsque nous avons présenté une nouvelle prévision pour renégocier notre ensemble de clauses restrictives.

L'exercice est également utile pour les entreprises saines

Bien que contre-intuitif, lorsque les affaires marchent bien, il peut être judicieux de prendre l'habitude des prévisions hebdomadaires. Continuez à tester et à affiner les prévisions afin que lorsqu'un problème se présente, l'entreprise puisse prendre les mesures appropriées pour réduire les coûts, accumuler des liquidités et survivre à la période difficile.

Par exemple, une entreprise avec laquelle j'ai travaillé fonctionnait bien et disposait de liquidités suffisantes, mais a choisi prudemment de poursuivre l'exercice. Cela a fini par être la bonne décision. De nombreux fournisseurs de l'industrie ont offert des remises sur les paiements anticipés, que l'entreprise n'avait pas exploités dans le passé parce qu'elle donnait la priorité au fonds de roulement. Cependant, après avoir analysé certaines sensibilités, nous avons conclu que la hausse de la rentabilité serait plus précieuse que la perte à court terme de payer certains coûts plus tôt. Dans ce scénario, les prévisions de trésorerie hebdomadaires nous ont aidés à atteindre une rentabilité accrue, des relations plus solides avec les fournisseurs et une efficacité opérationnelle accrue.

Comment construire une prévision de flux de trésorerie hebdomadaire

Les prévisions de trésorerie hebdomadaires ne sont pas aussi difficiles qu'elles le prétendent souvent. Dans cette section, je vais vous guider étape par étape. Tout d'abord, voici quelques éléments à garder à l'esprit:

• Le modèle comprend deux composants principaux. Un côté de l'équation est constitué par les encaissements (recettes), et l'autre par les décaissements (paiements en espèces). Nous aborderons les deux.

• Garbage in, garbage out. Votre analyse est aussi bonne que les chiffres et les données que vous entrez. Faites de votre mieux pour obtenir des informations précises avant de les saisir dans votre modèle.

• Construisez pendant plus de 13 semaines, puis faites-le avancer. Bien que la période typique de prévision soit de 13 semaines, il est conseillé d'en créer une pour une période plus longue, puis de la reporter. Après la période de 13 semaines, mettez à jour les hypothèses à mesure que la performance réelle entre en jeu et mesurez la projection par rapport à la performance réelle. Comme indiqué précédemment, utilisez une période qui laisse à votre équipe le temps de réagir, mais qui n'est pas si éloignée que les prévisions deviennent très inexactes.

• Utilisez la 'comptabilité des boîtes à chaussures'. La partie la plus difficile pour les professionnels de la finance est de changer leur mentalité d'une méthode de comptabilité d'exercice GAAP à la comptabilité de caisse. Considérez votre entreprise comme une boîte à chaussures, et la seule préoccupation est l'argent qui entre et sort - d'où la «comptabilité des boîtes à chaussures». Oubliez les éléments GAAP comme chiffre d'affaires et reconnaissance COGS , Charges de loyer GAAP , accumulations de bonus , Intérêt PIK et dépréciation du goodwill - ils ne signifient rien dans cette analyse. Parfois, les complexités et les attributions des PCGR masquent la véritable situation financière d'une entreprise. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les liquidités froides et solides: encaissements, paiements pour des stocks ou des services, paiements d'intérêts en espèces, loyer en espèces, remboursements obligatoires du principal de la dette, etc.

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Ceci est particulièrement important si votre entreprise a une importante composante de revenus différés et perçoit les paiements en espèces avant de comptabiliser les revenus. Dans une école avec laquelle j'ai travaillé dans le passé, les frais de scolarité étaient payés avant l'année scolaire. Par conséquent, juillet a eu un afflux important de liquidités, mais aucun revenu. Les mois suivants ont reconnu des revenus, mais aucune trésorerie n'est entrée.

Commençons. Pour les besoins de cet exercice, nous utiliserons une entreprise de conseil rémunérée à un taux hebdomadaire fixe par consultant. Il a également un multiplicateur variable, mais prévisible, basé sur les heures hebdomadaires travaillées. De plus, ils perçoivent des honoraires de réussite importants à l'issue de certains projets. Nous supposerons également que l'entreprise loue des bureaux et a également des dettes.

Étape 1: configurer la feuille de calcul

La première étape consiste à configurer la feuille de calcul. Ajoutez des dates de fin de semaine dans le haut; ma préférence personnelle est que la date soit le vendredi à la fin de la semaine, mais vous pouvez également utiliser le lundi au début de la semaine, dans les deux cas c'est très bien. Dans la colonne de gauche, créez des lignes pour les encaissements (récurrents et ponctuels) et les décaissements (obligatoires et discrétionnaires). Remplissez et analysez 3-4 semaines de données réelles pour dessiner une tendance, puis projetez à partir de là.

Veuillez noter que les décaissements discrétionnaires comprennent les coûts pour lesquels l'entreprise a une certaine marge de manœuvre quand à payer, contrairement à quelque chose comme la paie, qui doit être payée le même jour chaque mois.

La feuille de calcul ci-dessous projette au-delà de 13 semaines, mais je ne montre que ces 13 semaines. Pour continuer à faire avancer les prévisions de flux de trésorerie, vous pouvez simplement afficher la colonne suivante et masquer la semaine réelle la plus éloignée. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai inclus les encaissements récurrents et ponctuels, les décaissements typiques tels que la paie et le loyer, ainsi que les décaissements discrétionnaires tels que les recruteurs et les paiements des principaux fournisseurs.

Étape 2: Concentrez-vous sur les reçus en espèces, en choisissant entre quatre types

Après avoir configuré la feuille de calcul, concentrez-vous sur les rentrées de fonds, ce qui est souvent la chose la plus difficile à projeter. Vous aurez besoin d'un Vieillissement des comptes clients , un rapport qui détaille les comptes débiteurs en fonction de la durée pendant laquelle une facture est impayée si l'entreprise vend à crédit. Vous aurez également besoin d'un pipeline de ventes ou d'une prévision. De toute évidence, il est essentiel d'en faire un exercice de collaboration avec les collègues des ventes et du marketing. Ensuite, comprenez comment l'entreprise réalise des ventes et collecte de l'argent. Généralement, il existe quatre modèles:

Type A. Reçus contractuels en espèces: calendrier et montant fixes

Ce type de reçu de caisse est de loin le plus facile à comptabiliser: il suffit de parcourir chaque contrat et de planifier la date d'échéance des paiements. Calculez d'abord les revenus hebdomadaires, puis considérez les conditions de paiement. Un point de données clé à comprendre est la partie des revenus contractuels qui soit 1) est payée en retard ou 2) a entraîné une créance irrécouvrable. Si 5% des paiements arrivent en retard, assurez-vous que votre projection de flux de trésorerie reflète cela. Si 2% des paiements contractuels n'entrent jamais, assurez-vous de réduire le revenu contracté de 2%.

Dans le cabinet de conseil de l'échantillon, l'entreprise reçoit un taux hebdomadaire par consultant. Nous avons supposé 5 000 $ par semaine et par consultant. J'ai également supposé une petite quantité de mauvaise dette (2%), mais pas de retard de paiement. Les revenus gagnés au cours d'un mois sont dus le 10 du mois suivant. Cela signifie que les semaines, y compris la 10e, auront des entrées plus importantes, tandis que d'autres semaines avec des dépenses telles que le loyer et la masse salariale peuvent entraîner d'importantes pertes de fonds.

Type B.Recettes de trésorerie récurrentes: revenus avec un certain modèle

Ce type de reçu est un peu plus délicat, mais il existe des moyens d'utiliser les données historiques pour faire des prévisions. À mon avis, ce sont les types d'affaires les plus intéressants à prévoir; bien qu'ils nécessitent plus d'analyse, on peut se rapprocher de la réalité. J'ai travaillé avec de nombreuses entreprises avec ce modèle, et ce n'est que lorsque nous avons examiné les données que nous avons découvert des tendances importantes. La plupart des détaillants correspondent à ce modèle commercial, tout comme les entreprises de services et de fabrication qui prennent les commandes entrantes de clients réguliers. Pour les détaillants, certains jours (week-ends, jours fériés, etc.) sont souvent des jours de revenus importants tandis que d'autres (comme les lundis) sont plus lents. Dans le cas des entreprises de service et / ou de fabrication, ces clients commandent ou nécessitent souvent un service dans un délai régulier.

JE. La première étape, en supposant que les données sont disponibles, consiste à présenter les ventes par segment, branche, secteur d'activité, ou il est préférable d'évaluer l'entreprise, par jour. En fonction de votre entreprise, vous souhaiterez utiliser des données datant de quelques mois, voire de quelques années. Si l’activité n’est pas très saisonnière, quelques mois suffiront. Si elle est saisonnière d'un mois à l'autre, il est préférable d'utiliser quelques années de données.

II. Ensuite, regardez les revenus quotidiens sur une base mensuelle ou hebdomadaire. Calculez le pourcentage de revenus généré en moyenne le premier, le deuxième, le troisième, etc. du mois. Vous voudrez également calculer le pourcentage qui intervient un lundi, un mardi, etc. pour les revenus hebdomadaires. D'ici peu, des modèles perspicaces commenceront à émerger. D'après mon expérience, les entreprises avaient souvent un rythme mensuel en ce sens que X% des revenus arrivaient le 1er, le 2ème, le 3ème, etc. Ce n'était pas parfait, mais c'était beaucoup plus précis que de supposer que les revenus venaient proportionnellement sur un mois, et cela a donné un meilleur point de départ pour projeter les flux de trésorerie.

III. Enfin, agrégez les données des derniers mois (en moyenne le% des revenus mensuels à générer chaque jour du mois) et utilisez-les comme base pour les mois à venir. Veuillez noter que c'est une bonne idée d'utiliser quelques points de données pendant 30 jours et 31 jours. Faites une estimation si les données de février (28 jours) ne sont pas disponibles.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons utilisé une hypothèse beaucoup plus simple pour ces paiements récurrents. Notre cabinet de conseil demandera un paiement supplémentaire lorsque ses consultants effectuent un travail supplémentaire qui dépasse la portée du projet. En moyenne, l'entreprise demande un supplément de 1 000 $ par semaine pour environ 20% de ses consultants, sur la base de moyennes historiques. Dans ces cas, les entreprises clientes paient les frais supplémentaires 90% du temps (soit 10% de créances douteuses), aux mêmes conditions que le taux hebdomadaire contacté.

Pour démontrer davantage cette étape, j'ai inclus un exemple d'une entreprise de vente au détail totalement indépendante de la firme de consultants de l'échantillon. Pour la plupart, nous prévoyons que les ventes hebdomadaires projetées se répartiront de la même manière que les performances historiques. Puisque le samedi et le dimanche ont représenté respectivement ~ 27% et 26% des ventes hebdomadaires, nous projetons des chiffres similaires dans le futur. Nous devons également faire des estimations pour certaines anomalies, telles que les vacances et les jours plus grands que la normale, comme le Black Friday. D'autres sont mis en évidence, notamment la fête du Travail, Thanksgiving et Noël.

Type C. Reçus en espèces forfaitaires uniques: de nature unique

Ce type de reçu est difficile à projeter et nécessite une communication approfondie avec l'équipe de vente. Il est également conseillé d'utiliser des estimations prudentes basées sur ce que dit l'équipe de vente car leur rôle a toujours une imprévisibilité inhérente et dépend d'autres parties. Par conséquent, votre entreprise devrait éviter d'utiliser ces paiements pour financer des opérations et considérer ces paiements comme ' trouvé de l'argent . '

Dans l'exemple ci-dessous, l'entreprise a reçu d'importants mandats de clients plusieurs mois avant le démarrage d'un projet, compensés pour le temps nécessaire pour trouver la dotation appropriée (50 000 $ en septembre et 75 000 $ en novembre). Ces retenues sont difficiles à projeter en termes d'ampleur et de calendrier. Dans cet exemple, les chiffres reflètent les rapports de l'équipe commerciale. Cependant, dans la vraie vie, il serait souhaitable de retarder le calendrier de ces paiements de 3-4 semaines et de les réduire de moitié.

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Reçus d'espèces hybrides de type D.: éléments combinés des trois modèles

La projection de flux de trésorerie pour une entreprise avec un modèle commercial hybride peut sembler décourageante, mais cela ne devrait pas l'être. Vous pouvez simplement segmenter les lignes de revenus par type et utiliser la méthodologie de prévision pour chacune.

Gardez à l'esprit que ce qui compte, c'est quand l'argent arrive dans le grand livre ou le compte bancaire, pas quand une vente est effectuée. Parfois, la vente et le paiement se produisent simultanément, ce qui est idéal. Cependant, d'autres fois, comme c'est souvent le cas pour les entreprises qui réalisent beaucoup de ventes par carte de crédit, il y a un décalage de quelques jours. Cela peut sembler mineur, mais ce n'est pas le cas - assurez-vous de tenir compte de cette différence, en enregistrant par exemple l'argent comme à venir quelques jours après la vente.

Le cabinet de conseil dans notre exemple combine les types de reçus de caisse. Les paiements contractuels et les paiements prévisibles devraient financer les opérations, tandis que les rétentions des gros clients (50 000 $ et 75 000 $) devraient être traitées comme de belles primes si et quand elles arrivent.

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Étape 3: Focus sur les décaissements en espèces

De l'autre côté de l'équation des projections de flux de trésorerie, on trouve décaissements en espèces , autrement connu comme Paiement en éspèces . Dans une organisation bien gérée, ceux-ci sont beaucoup plus faciles à projeter car il existe généralement de bons contrôles sur qui est autorisé à dépenser et quand les paiements sont effectués. Cependant, j'ai vu des organisations sans bons contrôles être continuellement surpris par des dépenses importantes. Si rien d'autre, les prévisions de trésorerie hebdomadaires imposeront une discipline organisationnelle sur qui peut dépenser et quelles sont leurs limites.

JE. La première étape consiste à énumérer les paiements qui doivent être effectués à certaines dates. Cette liste doit inclure des éléments tels que la masse salariale, les intérêts, l'amortissement du principal de la dette, le loyer et les services publics sont des paiements avec lesquels une entreprise n'a généralement pas beaucoup de marge de manœuvre pour retarder. L'absence de paie est catastrophique et oblige l'entreprise à fermer ses portes. L'absence de paiement d'intérêts ou de principal met l'entreprise en défaut vis-à-vis de ses prêteurs, et les paiements de loyer en retard entraînent de lourdes amendes, voire une forclusion.

Les premiers instantanés détaillent la paie, les paiements aux consultants et le calendrier du service de la dette. Le dernier instantané comprend le cumul complet des paiements obligatoires, y compris les éléments susmentionnés, ainsi que le loyer et les services publics.

Paie

Consultants (1099 entrepreneurs)

Calendrier du service de la dette

Bilan complet des décaissements obligatoires

II. Après avoir planifié les paiements fixes, vous devez regarder ce qui reste dans les comptes fournisseurs. Dans cette partie de l'exercice, stratifiez les fournisseurs en fournisseurs critiques et non critiques. Les fournisseurs critiques sont ceux qui peuvent arrêter les opérations s'ils décident de ne plus vous servir: pensez à Google pour une entreprise de recherche numérique ou à un fournisseur d'aluminium pour un fabricant de canettes de soda. Ils sont la priorité absolue et doivent être payés avant les autres fournisseurs pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

Dans notre exemple, le fournisseur de logiciel et l'agent de voyage sont des fournisseurs essentiels. La société utilise un logiciel propriétaire pour son travail et utilise un agent de voyages tiers pour obtenir les meilleurs tarifs possibles pour amener ses consultants aux engagements.

III. Les fournisseurs restants sont considérés comme des fournisseurs moins critiques, ceux qu'une entreprise peut généralement étirer sans préjudice significatif à court terme. Dans le meilleur des cas, vers lequel vous devriez vous efforcer, tout le monde est payé à temps. Cependant, en période de détresse, vous pourriez être obligé d'utiliser cette zone pour libérer de l'argent. Au besoin, un fournisseur tel qu'une société de recrutement de cadres ou un fournisseur de fournitures de bureau peut être sollicité un peu plus. Il est également important de comprendre s’il existe des frais de retard contractuels, que vous devez éviter d’engager. De toute évidence, comprendre les besoins de l'entreprise individuelle; vous ne devriez étirer ces fournisseurs que si nécessaire.

Dans l'exemple ci-dessous, pousser les paiements des honoraires professionnels et du recrutement à des semaines où le solde de trésorerie attendu est un peu plus élevé et non inférieur au niveau de confort de 100000 USD est une solution potentielle pour rester au-dessus de 100000 USD (ou quel que soit le niveau que l'entreprise trouve confortable pour les opérations).

IV. Soustrayez les décaissements des entrées de trésorerie pour le flux de trésorerie net. Ajoutez ou soustrayez le solde hebdomadaire de début pour obtenir le solde hebdomadaire de fin (qui sera le solde d'ouverture de la semaine prochaine). Les semaines indiquées en rouge ont un cash-flow net négatif. S'il y a un déficit dans le solde de trésorerie de fin de semaine, tirez sur la facilité de crédit (si disponible), ou trouvez comment augmenter les recettes ou réduire les décaissements. Si vous avez identifié un problème, parlez-en avec les principaux responsables. Vous pouvez planifier, n'attendez pas la crise!

Pensées de séparation

En conclusion, les prévisions hebdomadaires de trésorerie peuvent améliorer considérablement la discipline et le contrôle opérationnel. Bien que cela ne résoudra pas tous les problèmes pour une entreprise aux défis fondamentaux, il peut améliorer les processus et les fonctionnalités de l'entreprise. Les prévisions hebdomadaires permettent de mieux comprendre l'entreprise pour savoir où elle peut économiser de l'argent, augmenter potentiellement ses revenus et augmenter ses flux de trésorerie. Plus important encore, si cela est fait correctement avec une réflexion critique et une perspicacité appropriée, il peut aider les gestionnaires à anticiper tout problème potentiel et à planifier de manière appropriée. Après tout, Richard Branson le met le mieux : 'Ne quittez jamais le flux de trésorerie des yeux, car c'est la pierre angulaire de l'entreprise.'

Comprendre les bases

Qu'est-ce qu'une prévision de flux de trésorerie hebdomadaire?

Les prévisions de trésorerie hebdomadaires sont utilisées pour projeter la liquidité d’une entreprise à moyen terme, en estimant le moment et le montant des entrées et des sorties de trésorerie. La ventilation hebdomadaire de l'entreprise capture les mouvements granulaires qui peuvent être négligés si vous utilisez un intervalle mensuel, trimestriel ou annuel.

Pourquoi ai-je besoin d'une prévision de trésorerie?

Une prévision hebdomadaire des flux de trésorerie impose la discipline grâce à la mentalité «l'argent est roi», améliore la compréhension des clients et des fournisseurs, aide les entreprises à comprendre le coût de la croissance, réduit le coût du capital et augmente la communication avec les autres départements.

Comment faites-vous une prévision de trésorerie?

Étape 1: Créez une feuille de calcul, remplissez 3-4 semaines de données réelles, puis projetez. Étape 2: Comprenez comment l'entreprise réalise des ventes et collecte de l'argent. Étape 3: Planifiez les paiements fixes, en stratifiant les fournisseurs critiques par rapport aux fournisseurs non critiques. Soustrayez les décaissements des entrées de trésorerie pour le flux de trésorerie net.