Selon le rapport «State of the PMO» de PMSolutions , le pourcentage d'organisations disposant d'un bureau de gestion de projet (PMO) est passé de 61% en 2007 à 71% plus récemment (2017).

Les entreprises sont en concurrence dans une porte toujours tournante de complexité numérique. Cela crée une pression accrue pour livrer un volume plus élevé de projets avec des ressources limitées, tout en continuant à développer l'entreprise. Avec l'expansion numérique rapide et la perturbation constante des technologies, le déracinement des industries et des entreprises stables doit maintenir et accroître leur part de marché ou mourir par l'épée en essayant.

L'équilibrage de plusieurs projets devient de plus en plus important, car les organisations reconnaissent sa valeur dans un paysage concurrentiel, où maximiser les ressources et respecter les délais peuvent faire la différence entre couler ou nager dans ce climat au rythme rapide.

Les principes de gestion du PMO sont basés sur des méthodologies standard de l’industrie documentées dans PRINCE2 ou des directives du PMBOK qui se concentrent sur la planification, l'organisation, la dotation en personnel, l'exécution et le contrôle des opérations d'une organisation pour assurer un rendement maximal avec un minimum d'erreurs.

Mais existe-t-il un bureau de gestion de projet unique pour tous? Examinons ce que fait un PMO et si votre organisation doit envisager cette approche dans la gestion de projets.

Qu'est-ce qu'un PMO et pourquoi en avez-vous besoin?

Le PMO joue un rôle clé dans la gestion des projets à un niveau stratégique. Contrairement à la gestion de projet, qui se concentre sur les activités quotidiennes au sein d'une équipe de projet, le PMO agit comme un cadre pour chefs de projet , fournissant des méthodologies et des modèles de PMO pour la gestion des programmes au sein d'une organisation. Il contrôle les ressources de gestion de projet nécessaires pour maintenir et déployer les projets. Il aide également avec des outils PMO spécifiques tels que les diagrammes Smartsheet, Pert et Gantt qui fourniront des conseils et un soutien aux autres équipes sur la façon de gérer les projets.

Les équipes dirigeantes au sein d'une organisation ont généralement d'autres tâches importantes sur lesquelles se concentrer dans la gestion de l'entreprise et n'ont pas la capacité ou potentiellement les compétences pour suivre tous les projets en cours à un niveau élevé.

Les chefs de projet sont occupés par leurs activités quotidiennes et leurs équipes, de sorte que cet abîme est laissé sans personnel, personne ne donnant la priorité à 30000 pieds sur la façon de livrer les nombreux projets qu'une organisation doit accomplir au cours d'un exercice. La communication est échelonnée car la haute direction n'a pas une image globale solide de la santé de leur entreprise au niveau local.

Responsabilités du PMO

quels sont les principes du design dans l'art

Gouvernance

Définition des meilleures pratiques pour le développement de programmes dans une organisation. Il se concentre sur les procédures en standardisant les méthodologies PMO nécessaires dans tous les départements.

la communication

Combler le fossé entre la haute direction, les chefs de service et les chefs de projet pour garantir la rationalisation de la communication et des mises à jour de l'état des projets peut être une tâche gigantesque dans les grandes organisations. Le fait de centraliser cette fonction PMO garantit que la haute direction est consciente des projets à risque et met éventuellement en évidence les opportunités manquées avec l'intention de mettre en place un plan d'action pour corriger la trajectoire descendante du projet.

Gérer les ressources

Le PMO gère les interdépendances entre les projets, minimisant le gaspillage de ressources et les erreurs ainsi que le travail répétable qui a déjà été accompli. Il tire parti de ces apprentissages et rassemble les leçons apprises, les mettant à la disposition d'autres équipes de projet pour accroître encore l'optimisation et raccourcir les délais. Il crée une synergie entre les chefs de projet, assurant une navigation plus fluide sur la base d'un projet.

encadrement

Le PMO forme et encadre les chefs de projet ainsi que les chefs d’équipe, augmentant la valeur des compétences de l’équipe tout en promouvant les meilleures pratiques de gestion de projet au sein d’une organisation, leur donnant ainsi une voix pour orienter le projet dans la bonne direction.

Planification stratégique

Le PMO est un acteur clé chargé d'aider la haute direction à se concentrer sur les projets à éliminer et sur la manière de prioriser en fonction d'objectifs stratégiques à long terme.

Différents types de PMO

La place du PMO dans la structure hiérarchique de votre entreprise dépendra de ce que votre entreprise souhaite réaliser dans ses nombreux projets et de l'alignement nécessaire pour créer une fonction PMO unique pour gérer les tâches spécifiques qui doivent être attribuées. Ces tâches, à leur tour, sont basées sur les besoins de votre organisation.

node js fonctionne-t-il sur tous les navigateurs

Il existe différents types de PMO que les organisations peuvent envisager.

• PMO d'entreprise : S'assure que les projets s'alignent sur la vision et la stratégie de l'organisation. Généralement, les PMO d'entreprise relèvent du PDG et ont le pouvoir de prendre des décisions stratégiques et tactiques dans tous les projets.
• PMO divisionnaire: Fournit un soutien aux projets pour un secteur d'activité spécifique au sein de l'organisation. Cela comprend la gestion de programme, la formation, la planification des ressources et la coordination de projet.
• Projet PMO: Celui-ci est établi pour la durée d'un seul projet ou programme. Il comprend le soutien administratif, le contrôle, le suivi et le reporting.
• Centre d'excellence en gestion de projet : Définit les normes et procédures de gestion de projet, les méthodes et les outils pour soutenir les équipes de projet dans toute l'organisation.

Votre organisation a-t-elle besoin d'un PMO?

Pour mettre en œuvre avec succès les méthodologies PMO, les entreprises doivent se souvenir de quelques concepts clés:

1. Le rôle du PMO doit être clairement défini, ne laissant aucune ambiguïté sur la responsabilité.
2. Plutôt que d'attribuer plusieurs rôles et responsabilités au PMO, concentrez-vous sur ce que l'organisation doit accomplir dans le cadre d'objectifs à court et à long terme.
3. L'engagement de la haute direction est nécessaire pour qu'un PMO soit accepté par toutes les parties de l'organisation. Sans ce mandat, le département PMO n'est qu'un autre silo qui se bat pour faire entendre sa voix au sein de l'organisation.

Avant d'embaucher un PMO, prenez le temps de comprendre ce qu'est un bureau de gestion de projet et comment il peut profiter à l'organisation à long terme. À partir de là, mettez en œuvre un plan d'action qui fournit des KPI PMO clairs pour évaluer les avantages d'un PMO.

Cependant, il est important de garder à l’esprit que toutes les organisations n’ont pas besoin d’un PMO, en particulier lors des premières étapes de leur activité. À mesure qu'une entreprise mûrit, cette question de savoir s'il faut ou non faire appel à un PMO devient de plus en plus pertinente. Pour les grandes organisations qui ont plusieurs programmes fonctionnant en même temps, il y a certainement un avantage à investir dans le cadre PMO, avec l'objectif d'une communication plus claire entre les parties prenantes internes et de la fourniture de KPI PMO. Pour mieux comprendre comment la taille de l'entreprise influence le besoin d'un PMO, examinons quelques données:

• 90% des grandes entreprises ont un PMO
• 88% des entreprises de taille moyenne ont un PMO
• 61% des petites entreprises ont un PMO

Dans l'ensemble, 71% des entreprises ont un PMO et ce nombre a augmenté de dix au cours de la dernière décennie.

Internet des objets problèmes de sécurité

Les organisations ont tendance à créer un bureau de gestion de projet sans évaluer les risques et les avantages à l'avance. Si un PMO est mal fait, il peut faire reculer une entreprise en termes de livraison de projet, mais aussi créer des sentiments négatifs envers la gestion de projet, ce qui rend les parties prenantes nerveuses à investir du temps et de l'argent pour le mettre en œuvre à nouveau à une date ultérieure.

Selon PMI Le pouls de la profession 2017 , les entreprises qui alignent la structure de leur PMO à l'échelle de l'entreprise sur la stratégie de la haute direction ont 38% plus de projets qui atteignent les objectifs d'origine que ceux qui ne le font pas.

Les avantages suivants de la mise en œuvre du PMO couvrent les entreprises, quel que soit le secteur dans lequel elles opèrent:

• Fournir une méthodologie de gestion de projet standardisée et les meilleures pratiques PMO avec des avantages tangibles et à long terme pour une organisation.
• Les processus de communication sont rationalisés dans tous les programmes, permettant une collaboration accrue entre les équipes.
• Les chefs de projet peuvent se concentrer sur les tâches opérationnelles quotidiennes. Ils peuvent offrir des opportunités de coaching aux membres de l'équipe, en améliorant les compétences si nécessaire.
• Offrir une utilisation standardisée des outils et logiciels de gestion de projet simplifie le déplacement des ressources entre les projets.
• Le partage des ressources entre les projets permettra à des équipes fortes de prospérer.

Évaluation d'un cadre PMO

Les échecs de projet sont coûteux. L'année dernière, Institut de gestion de projet (PMI) a rapporté que le montant d'argent perdu à cause des projets échoués était en moyenne de 97 millions de dollars pour chaque milliard de dollars.

Le meilleur endroit pour évaluer les objectifs du PMO d’une organisation est de considérer comment les équipes travaillent ensemble sur plusieurs systèmes. Concentrez-vous sur le processus de collaboration au sein d'une équipe et au sein de l'organisation et évaluez si les parties prenantes ont une compréhension approfondie de la façon dont les projets sont exécutés et ont une visibilité sur les performances du projet

Lorsque les équipes travaillent en silos, il y a un coût financier qui peut amener une entreprise à manquer des opportunités. Les silos entravent la croissance et l'efficacité d'une organisation, ce qui peut entraîner une duplication du travail produit par différents départements ainsi que par des équipes démotivées, désengagées de générer des résultats et d'atteindre leurs KPI.

Le PMO doit s'assurer que toutes les équipes utilisent des méthodologies de gestion de projet cohérentes et qu'un logiciel standardisé est utilisé pour gérer tous les projets. Les outils et les logiciels sont parfaits pour permettre à vos équipes de travailler efficacement, mais s'ils ne sont pas utilisés correctement dans toute l'organisation, ils peuvent devenir une entreprise coûteuse. Cela peut avoir un impact sur l'utilisation de la gestion des outils, des problèmes de sécurité aux problèmes de conformité.

Une autre considération est que permettre aux équipes de projet d'utiliser différents outils entraîne des approches de travail divergentes. Cela peut entraver la réaffectation des ressources là où une organisation en a le plus besoin, ce qui a un impact sur le coût du projet, le temps de mise sur le marché et les résultats.

Certaines organisations voient la haute direction si éloignée des activités quotidiennes qu'elles ne sont pas conscientes de l'impact des risques sur les projets en cours, ce qui entraîne des délais de livraison médiocres, un gaspillage de ressources et un dépassement du budget.

Les organisations s'efforcent d'être axées sur les résultats, ce qui est essentiel à leurs plans d'affaires et à leur réussite. Le cadre PMO peut être un atout précieux pour identifier les domaines à améliorer et garantir que l'organisation livre des projets optimaux dans les délais et dans les limites du budget.

À la hauteur du succès dans un PMO?

À enquête de KPMG a constaté que près de 80% des organisations ont évalué leur PMO comme étant «modérément» à «extrêmement efficace» pour soutenir le changement au sein de l'organisation.

Selon une enquête Gartner, 70% des organisations qui ont mis en place un PMO ont signalé une amélioration des taux de réussite des projets. Mesurer le succès d'un PMO permet à la haute direction de prendre des décisions éclairées sur la meilleure source pour ajuster les résultats d'un projet.

Une organisation doit d'abord définir et convenir de ce qui sera mesuré pour atteindre le succès du PMO. Définissez trois à cinq KPI réalistes pour les mesurer et les suivre. Voici la liste des KPI que vous pouvez essayer de mesurer:

• Le nombre de projets achevés par rapport à ceux qui ont été abandonnés ou incomplets. Concentrez-vous sur les projets avec la participation du PMO par rapport aux projets pour lesquels le PMO n'a fourni aucune contribution.
• Comparez les coûts estimés du projet avec le coût réel pour l'entreprise. Cela peut être un moteur commercial important et plus de poids peut être accordé à ce KPI.
• Analysez le retour sur investissement (ROI) des projets coordonnés par le PMO par rapport à ceux qui n'avaient pas d'implication PMO. Cela peut valider le cadre PMO. Ou il mettra en évidence les domaines où des modifications du cadre PMO sont nécessaires.
• Analyse annuelle (YoY) du temps nécessaire pour livrer des projets de même taille ou niveau de priorité. Assurez-vous de comparer des pommes avec des pommes pour mesurer ce KPI de manière équitable. Sinon, le résultat sera inefficace et n’aidera pas à conduire les améliorations du projet.
• Calculez si les ressources ont été correctement affectées aux projets. Assurez-vous que le bon nombre de ressources est disponible sur un projet. Ce KPI PMO évaluera l'impact des projets livrés à temps.
• Sondez les équipes projets sur le processus PMO et son impact sur leurs projets. La participation du PMO a-t-elle été utile? Le PMO a-t-il fourni un encadrement et un mentorat qui ont amélioré les compétences des équipes de projet?

Le résultat de la mesure du PMO devrait permettre d'améliorer les fonctions du PMO dans les projets à venir. L'évaluation des KPI du PMO après chaque livraison de projet garantira la croissance et la durabilité du PMO.

Conclusion: le PMO est plus pertinent que jamais

Même s'il y a eu des progrès dans la prestation de programmes utilisant à la fois des méthodologies en cascade et agiles, une réflexion plus approfondie pourrait être placée autour de la livraison de projets, y compris le déploiement et le lancement de produits. Pensez à l'objectif final de vos projets et à certains des défis auxquels vous faites face aujourd'hui. L'évaluation de ces points faibles permet à votre organisation de mieux s'adapter aux fonctions PMO nécessaires à la gestion de projets. Il peut au mieux servir les équipes de direction et de projet dans cet environnement technologique complexe.

Les PMO évoluent constamment avec les nouvelles technologies, méthodologies et mentalités des équipes de projet. En s'adaptant à l'environnement de votre entreprise, un PMO peut assumer un plus large éventail de fonctions et de responsabilités, en soutenant des projets dans toute l'entreprise.

Le cadre PMO du futur devra être flexible pour s'adapter à la croissance des programmes et s'aligner de manière plus significative sur la stratégie à long terme d'une organisation. Alors que les organisations sont confrontées à de nouveaux besoins technologiques, à des environnements de travail à distance et à une complexité croissante des projets, les avantages du PMO sont plus convaincants que jamais.

nommer les principes de conception

Comprendre les bases

Quels sont les rôles et responsabilités du PMO?

Le bureau de gestion de projet s'efforce de standardiser l'exécution des projets dans une organisation. Les objectifs du PMO peuvent être axés sur la gouvernance, la communication, la gestion des ressources, la planification stratégique et le coaching.

Pourquoi le bureau de gestion de projet est-il si important?

Le bureau de gestion de projet peut aider à réduire les échecs de projet. L'année dernière, il y avait en moyenne 97 millions de dollars pour chaque milliard de dollars de projets ratés. Aucune entreprise ne réussira si ses projets sont gérés de manière inefficace en fonction du délai de livraison, des ressources et du budget. C'est là que le PMO peut le mieux aider.

Quels sont les avantages d'un PMO?

Les avantages du PMO aident à rationaliser la communication entre tous les projets avec les parties prenantes internes, y compris la direction. Le PMO fournit un encadrement qui permet d'améliorer les compétences en cas de besoin. PMO permet d'investir des ressources là où une organisation en a le plus besoin.

Quel est le but d'un PMO?

Le but d'un PMO dépend des besoins de l'organisation qu'il sert. La fonction PMO doit définir les processus normalisés qui régissent la gestion de projet, y compris les outils utilisés pour gérer les projets.

Pourquoi un PMO est-il nécessaire?

Le PMO assure la gouvernance de la gestion des projets au sein d'une organisation. Le PMO comble le fossé entre la haute direction et les autres équipes pour améliorer la communication du projet. Le PMO gère les interdépendances entre les projets et peut être utile pour encadrer les chefs de projet et les chefs d'équipe, en favorisant l'amélioration des compétences.