S'il est bon d'accepter les connaissances et de lire sur les processus parfaits pour diriger une équipe, il est également crucial de comprendre qu'il n'y a pas de processus parfait unique qui puisse être appliqué universellement. Dans cet article, je décrirai les compétences les plus importantes qui peuvent vous aider à devenir un meilleur chef de projet, indépendamment de la technique, du cadre ou de la méthodologie que vous utilisez.

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L'équipe, l'équipe, l'équipe

L'équipe est votre refuge. Il est essentiel d'établir une bonne relation avec votre équipe et d'améliorer la communication d'équipe et l'esprit d'équipe. L'équipe doit être un lieu sûr pour tous les membres, là où ils se sentent le plus forts. Quelle que soit la décision, elle est prise par l'équipe; quelle que soit la fonctionnalité créée, elle est construite par l'équipe; vous êtes tous reconnaissants en tant qu'équipe plutôt qu'individuellement.

Il y a quelques années, j'ai changé mon étiquette de communication formelle en passant de «je» à «nous». Par exemple, lorsque je partage quelque chose avec les parties prenantes extérieures à l'équipe, je dis: ' Nous avons créé le graphique de vitesse pour le dernier sprint. Nous avons fait la projection des coûts budgétaires et chronologiques . » Bien que cela puisse paraître inhabituel au début, cela présente des avantages évidents. Premièrement, le pouvoir réside au sein de l'équipe et une décision devient plus robuste si vous l'avez atteinte en équipe. Deuxièmement, les chefs de projet donnent l'exemple, et en ne disant pas «je», nous démontrons que nous ne nous attribuons rien par nous-mêmes. Il en va de même pour les erreurs - tout ce qui a été mal fait appartient à l'équipe. Nous ne blâmons pas les membres de l’équipe individuellement. Par la suite, nous procédons à un examen interne pour ajuster le processus et l'améliorer afin d'éviter des erreurs similaires à l'avenir.

Arrêtez de rechercher un processus parfait

Si vous recherchez le processus parfait pour votre équipe, vous pouvez vous arrêter maintenant. Il n'y a rien de tel qui puisse être appliqué universellement.

Chefs de projet sont exposés à de nombreux cadres, pratiques et processus différents tout au long de leur carrière. Ils choisissent d'utiliser certains des cadres au sein de leur équipe pour découvrir ce qui fonctionne spécifiquement. Cependant, si l'équipe résiste au processus, il est important de ne pas suivre un modèle «taille unique».

À l'inverse, les chefs de projet doivent adapter le processus pour travailler avec leur équipe. Au cours de ma carrière dans l’informatique, je n’ai pas rencontré d’équipe qui utilise un cadre complètement «à la lettre». Ce qui fonctionne pour nous et pour la formation, la culture et la mentalité de notre équipe est très peu susceptible de fonctionner pour d'autres équipes. Par conséquent, les chefs de projet doivent continuer à tester diverses pratiques jusqu'à ce qu'elles atteignent un point idéal - une combinaison de pratiques qui fonctionnent le mieux pour l'équipe.

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Si l'équipe a introduit Scrum mais a trouvé des frais généraux supplémentaires pour les réunions quotidiennes, l'alternative est d'avoir un robot de réunion dans Slack et de planifier les appels uniquement lorsque cela est nécessaire. La même attitude peut être appliquée aux revues de sprint: si les membres de l’équipe les trouvent contre-productives, les responsables peuvent décider de planifier des revues en fonction des besoins de l’équipe. Il est essentiel de comprendre que nous ne sommes pas les gardiens de Scrum, Kanban ou d'autres frameworks, et qu'ils ne sont là que pour aider l'équipe à rechercher productivité et motivation.

Avoir plusieurs mains pour accomplir de nombreuses tâches

En ce qui concerne les parties prenantes du projet, la communication est la clé. Qu'on le veuille ou non, un chef de projet doit être inclus dans toute communication sur le projet. Parfois, les gestionnaires sont submergés par la surcharge de messages et de tâches, mais c'est le travail pour lequel ils se sont inscrits.

Les chefs de projet expérimentés maîtrisent la capacité de regarder rapidement dans les communications et de décider de ce qui nécessite leur attention particulière. Au début, cela peut demander plus d'efforts pour y parvenir, mais l'objectif est de vous empêcher d'entrer dans les détails, comme des discussions techniques approfondies, si cela ne profite pas au projet. Au lieu de cela, pour gagner du temps et éviter les échanges de messages, le chef de projet peut planifier un appel d'équipe pour trouver une solution. Un appel de 15 minutes peut souvent remplacer des heures de communication écrite peu concluante.

Toutes les parties prenantes doivent être conscientes que le chef de projet est le seul point de contact . Hiérarchiser et déléguer les responsabilités est le rôle essentiel du chef de projet, pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie. De nombreux gestionnaires choisissent d'effectuer eux-mêmes les tâches pour s'assurer que les exigences sont respectées, mais à long terme, ils peuvent perdre leur concentration sur les choses importantes. Déléguez tout ce qui peut être délégué. Vous pouvez toujours effectuer les tâches qui nécessitent généralement l’attention du chef de projet; par exemple, je fais du contrôle qualité pour des fonctionnalités et des tâches importantes, mais je ne m'implique jamais trop dans les missions des autres membres.

Faire confiance aux estimations par défaut, puis mesurer et discuter

Un chef de projet doit se fier aux estimations que les membres de son équipe donnent pour les tâches. Avant de devenir chef de projet, j'ai été développeur pendant quatre ans. Je n'ai jamais discuté d'une estimation avec un développeur sans avoir quelques données pour étayer mon argument. Et par données, j’entends le précédent historique du membre de l’équipe en termes de temps estimé et réel consacré aux tâches, et non ma propre expérience de développement. Vous devez prendre en compte les différentes expériences et antécédents des personnes lors de l'estimation des tâches. Si un chef de projet veut discuter et argumenter sur une estimation, il doit étayer ses arguments avec des données et être clair sur ce qu'il veut réaliser.

Transparence et contrôle des informations sensibles

Les chefs de projet sont les connecteurs entre les affaires et la technologie, et ils possèdent souvent des informations des deux côtés. En plus d'avoir une vue d'ensemble, ils sont également confrontés à certains risques, tels que le traitement d'informations sensibles. Il est essentiel de trouver la ligne fine entre être un leader transparent et traiter correctement les informations confidentielles.

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Dans les entreprises où les chefs de projet ne sont pas considérés comme des cadres supérieurs, ils ont toujours accès à de nombreuses informations confidentielles. Parfois, on ne leur dit pas spécifiquement quelles informations sont confidentielles et doivent les découvrir eux-mêmes. Le but final n'est pas de cacher des informations à l'équipe, et toutes les informations importantes pour la livraison du projet doivent être accessibles à tous les membres de l'équipe. Néanmoins, certaines d'entre elles doivent rester confidentielles pour une raison, car elles peuvent ruiner la motivation de l'équipe ou susciter des disputes inutiles. Par exemple, si l'entreprise est sur le point de signer un gros accord avec des investisseurs, il est possible d'annoncer la nouvelle à l'équipe ou de la conserver à un certain groupe de personnes jusqu'à ce que l'accord soit vérifié. La deuxième option est meilleure car l’accord peut aller de travers à tout moment, et si les attentes de l’équipe ne sont pas satisfaites, cela peut diminuer la motivation.

Il y a plusieurs raisons de rechercher une transparence maximale. Premièrement, garder les autres dans la boucle de communication diminue le risque de rater quelque chose d'important. Puisqu'il y a beaucoup de discussions au sein du projet, il n'est pas rare que les managers égarent certaines informations ou oublient simplement de réagir. Deuxièmement, avec plus de personnes dans la boucle, il est moins nécessaire de réitérer les mêmes informations aux différents membres de l'équipe, car ils la connaissent déjà.

Signaler les risques tôt

Un chef de projet doit adopter une approche systématique pour éliminer les obstacles afin que les membres de l'équipe soient en mesure de s'attaquer à toutes les tâches du projet. Si les managers ne traitent pas les bloqueurs après les sprints, de nombreux éléments pourraient finir par être marqués comme bloqués dans le backlog. Il existe une tendance à ne supprimer les bloqueurs que des tâches les plus importantes, mais cela peut conduire à un désastre, car un nombre important de tâches interdépendantes pourraient être bloquées.

C'est une bonne idée de créer une liste d'éléments d'action dédiée uniquement à la suppression des bloqueurs et de suivre chacun d'eux avec l'intervenant dédié. Il est tout aussi important d'établir des liens appropriés entre les tâches afin que chacun sache quelles tâches hautement prioritaires seront bloquées en raison de bloqueurs aux niveaux inférieurs. Finalement, les chefs de projet se retrouvent avec deux options. Premièrement, ils peuvent conserver leur propre liste de tâches avec leurs priorités qui se concentrent sur la suppression des bloqueurs. Deuxièmement, ils peuvent ajouter plus de détails aux tâches et les connecter de manière approfondie en ajoutant des dépendances qui maintiennent les bloqueurs alignés pour toutes les tâches connectées. La deuxième option devient trop complexe, en particulier sur les grands projets; les gestionnaires finissent souvent par faire les deux pour poursuivre le travail et éliminer les bloqueurs à temps.

Des revers et des temps difficiles aux petites victoires

Si manquer une échéance devient inévitable, le chef de projet ne doit pas se fâcher contre l'équipe. Ce sont précisément les moments qui nécessitent des boosters de motivation, pas de blâme. Intensifiez-vous et soyez un leader; si nécessaire, prenez le blâme sur vous-même et motivez l'équipe à surmonter et à fournir les fonctionnalités du mieux que vous pouvez. Planifiez un examen pour comprendre ce qui n'a pas fonctionné et comment votre équipe peut mieux travailler à l'avenir afin d'éviter que ces revers ne se reproduisent.

Il est tout aussi important de célébrer les petites victoires ensemble. Planifiez une courte réunion pour féliciter l'équipe, par exemple, lorsque vous fournissez des résultats dans le délai approuvé. Les petites victoires cumulées mènent au succès global du projet.

Réunions de documents

Une documentation cohérente est l'une des habitudes les plus importantes de chaque chef de projet. D'après mon expérience, la gestion de réunions est généralement sous-estimée et, par conséquent, j'ai passé de nombreuses heures à des réunions inutiles au cours de ma carrière en gestion de projet. La préparation est la clé de chaque réunion réussie, et cela prend environ cinq minutes:

• Créez l'ordre du jour et décidez des participants requis. Assurez-vous que tous les participants sont invités.
• Envoyez l'ordre du jour aux participants et vérifiez avec eux s'il faut discuter d'autre chose.
• Si vous avez une réunion virtuelle, vérifiez si le lien a été envoyé.

Lorsque la réunion commence:

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• Rejoignez-nous quelques minutes à l'avance, accueillez tout le monde, saluez-les et après une courte période de conversation, plongez directement dans l'ordre du jour.
• Pendant la réunion, prenez des notes, notez toutes les actions, vérifiez si vous avez des questions après avoir parcouru l'ordre du jour et clôturez la réunion.
• Une fois la réunion terminée, partagez immédiatement les notes et les actions avec l'équipe.

D'après mon expérience, 15 minutes sont souvent plus productives qu'une réunion d'une ou deux heures, car tout le monde s'en tient à l'essentiel et vous pouvez empêcher les participants de s'écarter de l'ordre du jour - à moins qu'il y ait quelque chose d'important à discuter.

Quelques astuces bonus qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps:

• Ayez un modèle pour les notes de réunion.
• Lorsque cela est possible, envoyez des invitations récurrentes.
• Créez des modèles pour le suivi des actions.
• Définissez-vous des rappels pour les e-mails de suivi.

Les bons outils font la différence

Choisir le bons outils logiciels est un élément clé de la gestion de projet. Il est courant que les chefs de projet s'impliquent dans des discussions sur les outils spécifiques avec lesquels l'équipe doit travailler. De telles discussions peuvent être fastidieuses ou productives, selon la compréhension de l’équipe de ce qu’elle souhaite réaliser avec un outil particulier. Certains facteurs doivent être pris en compte lors du choix des outils les plus appropriés:

• Taille de l'équipe
• Composition de l'équipe
• Méthodologie ou cadre de projet
• Combien de détails le rapport doit-il inclure

J'ai organisé ma liste d'outils par taille d'équipe. Pour les petites équipes, surtout si elles sont au début d'un projet, j'utilise Trello. Cet outil possède la plupart des fonctionnalités nécessaires avec le framework Kanban. Lorsque je travaille sur un projet de taille moyenne avec des dizaines de personnes, j'envisage d'utiliser Asana. Il a des fonctionnalités de gestion de projet décentes, y compris un certain degré de reporting. Cependant, si le projet implique plus de 20 personnes et des niveaux de reporting détaillés, j'ai tendance à utiliser Jira. Il s'intègre bien avec une foule d'autres solutions disponibles sur le marché, permettant une grande personnalisation. J'utilise également Clubhouse comme outil de prédilection pour tous les projets de petite à moyenne taille, et j'y ai trouvé un grand ensemble de fonctionnalités.

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L'ajustement est la clé

Les cadres, processus et outils doivent être ajustés en fonction des besoins et des difficultés de l’équipe, et non l’inverse. Au fur et à mesure que vous gagnez en expérience, vous amassez une cargaison d'outils et de méthodologies que vous aimez, détestez, utilisez avec parcimonie ou avez abandonné. De nouveaux surgiront chaque année, et certains des plus anciens deviendront obsolètes. Mais les compétences que vous développez en tant que leader vous permettront de tirer le meilleur parti de chaque framework.

Comprendre les bases

Quelles sont les meilleures pratiques en gestion de projet?

Il existe quelques bonnes pratiques pour les chefs de projet: établir une excellente relation avec votre équipe et améliorer la communication de l'équipe; hiérarchiser et déléguer les responsabilités; être le point de contact unique; former une approche systématique pour éliminer les obstacles; réunions de document; célébrez les petites victoires avec votre équipe.

Que fait exactement un chef de projet?

Les chefs de projet sont les connecteurs entre les affaires et la technologie. Ils s'assurent que le projet reste sur la bonne voie et est livré dans les délais et les coûts convenus.

Que sont les compétences en gestion de projet?

Les chefs de projet peuvent développer des compétences qui peuvent bien les servir tout au long de leur carrière: gestion d'équipe et consolidation d'équipe, gestion du temps et des réunions, bon jugement, communication, transparence, délégation et confiance. Ce sont des compétences de gestion pérennes qui s'accompagnent de temps, d'attention et de pratique.

Que doit faire un chef de projet pour gérer efficacement un projet?

Afin de gérer efficacement un projet, le chef de projet doit faire des efforts pour structurer le travail d'équipe. Les éléments clés sont la confiance de l'équipe, la fixation des bons délais et la délégation de tâches. Il est également essentiel de signaler rapidement les risques. Les managers doivent se préparer aux réunions et garder l'habitude de les documenter.

Quels sont les piliers de la gestion de projet?

Les trois éléments essentiels de la gestion de projet sont les processus, les ressources et les personnes. Un gestionnaire de projet réussi doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris les membres de l'équipe de projet.