Résumé analytique

Qu'est-ce que la dette technique?

• La dette technique est définie comme: le coût supplémentaire et la perte d'agilité pour une entreprise à la suite de décisions antérieures prises pour gagner du temps ou de l'argent lors de la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou de la maintenance de systèmes existants .
• Un exemple serait d'avoir un système ERP qui est dans un cercle vicieux d'être si vieux et personnalisé qu'il ne peut pas être mis à niveau car ce serait un effort désordonné de «tripoter et remplacer».
• Contrairement à une «erreur», la dette technique n'est pas un défaut visible et peut donc ne pas être aussi facilement détectée.
• La dette financière est un terme que les directeurs financiers connaissent bien, mais la dette technique peut avoir des conséquences paralysantes similaires en raison de la perte cachée de ventes et des coûts qu'elle peut encourir.

Pourquoi la dette technique se produit-elle?

• Souvent, le premier pas vers la dette technique est une contrainte de temps qui conduit à un engagement. Cela peut souvent être oublié.
• La tentation de réduire les coûts peut également entraîner une situation d'endettement technologique. Cela est souvent lié au fait d'ignorer les mises à jour logicielles ou à la surexploitation des cycles de remplacement du matériel.

Comment résoudre un problème de dette technique actuel?

• Comme pour les dettes financières, pour gérer vos dettes techniques, vous devez d'abord savoir ce qu'elles sont, combien elles sont et leurs conditions de paiement.
• Pour déterminer dans un premier temps quelle dette vous avez, faites un remue-méninges avec vos parties prenantes sur les problèmes actuels et comment l'année aurait été meilleure s'ils avaient tous été résolus.
• Utilisez une matrice 2x2 qui peut évaluer la facilité de résolution par rapport à l'impact potentiel qu'elle aurait. Cela vous permet de vous concentrer d'abord sur les projets à fort impact.
• Décider quoi faire peut alors prendre de nombreuses formes. La dette peut être ignorée ou payée, mais alors le terrain d'entente serait d'externaliser la résolution à une organisation spécialisée ou à des services cloud.
• La création d'un plan de paiement vous permet de voir les implications sur les flux de trésorerie des différents scénarios auxquels vous êtes confronté. Cela vous aidera à budgéter et à visualiser les compensations existantes.

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour atténuer la dette technique à suivre?

• Une déclaration de divulgation de prêt est un outil populaire utilisé pour gérer et établir des normes pour la dette financière. La mise en œuvre de processus similaires pour les projets technologiques peut être une première étape vers une prise de conscience accrue de la dette technique.
• Travailler avec l'équipe informatique pour établir des seuils de niveaux d'endettement acceptables leur fournira également les limites nécessaires pour opérer.
• La coordination et l'introduction précoce de l'équipe de gestion du changement sur les projets de nouvelles technologies garantiront que les changements et les problèmes sont communiqués plus rapidement et plus clairement à l'organisation.

Et si vous n'aviez aucune idée de votre dette? Ce serait une position inconfortable, de ne pas savoir combien cela coûte ou dans quelle mesure cela empêche votre entreprise d'apporter des améliorations opérationnelles, de réagir aux changements du marché ou même de transformer complètement l'entreprise.

D'un autre côté, que se passe-t-il si presque n'importe qui dans votre organisation peut s'endetter sans demander la permission? Par exemple, votre responsable immobilier pourrait rapidement conclure un bail pluriannuel avec un loyer annuel bas, mais avec des loyers qui augmenteront considérablement ces dernières années, sans que personne ne le divulgue autrement que par conversation.

Tout cela ressemble à un gouvernement imprudent, mais c'est en fait assez courant dans les affaires. Le hic, c'est que ce type de «dette» ne se présente pas sous la forme d'instruments financiers traditionnels que nous connaissons tous si bien.

La dette technique présente toutes ces caractéristiques.

La dette dans sa forme la plus simple consiste à emprunter aujourd'hui avec l'intention et la promesse de rembourser à l'avenir. La dette a du sens lorsque les prêts d'aujourd'hui mèneront à un avenir meilleur, par exemple en empruntant pour l'université ou en achetant une maison. En général, les dettes sont mauvaises quand emprunter aujourd'hui mènera à un pire demain, par exemple aller dîner cher et le mettre sur une carte de crédit que vous ne paierez pas tout de suite.

En termes d'entreprise, l'endettement peut être bon lorsqu'il est contracté pour financer des investissements qui fourniront un rendement supérieur au le coût de la dette Cela peut également être judicieux si vous prévoyez de vendre l'entreprise bien avant l'échéance de la dette. L'inconvénient de la dette est qu'elle a une dépense très réelle qui fait baisser la trésorerie et les bénéfices, restreint la flexibilité et peut devenir si onéreuse qu'elle pourrait finalement conduire à la faillite .

Jusqu'à présent, la métaphore à laquelle nous nous référons concerne la dette financière, une autre forme de dette technique (ou «dette technologique») présente de nombreuses caractéristiques similaires et doit être délibérément mesurée, gérée et intégrée. Si vous autorisez votre entreprise à se lancer sur le marché avant la concurrence, cela en vaudra probablement la peine. De même, contracter une dette technologique pour atténuer une vulnérabilité de sécurité potentiellement grave en vaut probablement la peine.

Cependant, la dette technique a ses inconvénients, créant de l'inefficacité et de l'inertie, par exemple lorsqu'un service ne veut pas utiliser le logiciel d'un autre, ou s'il retarde plusieurs fois une mise à jour pour atteindre des objectifs financiers à court terme.

Alors, qu'est-ce que la dette technique?

Dette technique est un terme qui a été utilisé principalement dans la communauté technique pour Ward Cunningham , un programmeur informatique, qui a inventé l'expression en 1992. Son utilisation a récemment pris son envol et a pris le devant de la scène avec la prolifération de la programmation agile. La dette technique abordée dans cet article ne concerne pas la méthodologie de programmation mais plutôt les implications stratégiques de son existence.

En termes simples, la dette technique est le coût supplémentaire et la perte d'agilité pour votre entreprise en raison de décisions passées qui ont été prises pour gagner du temps ou de l'argent lors de la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou de la maintenance de systèmes existants. Cela se produit lorsque les systèmes ne sont pas intégrés correctement ou que le code est trop complexe. Cela est dû à diverses raisons, telles que l'inefficacité, les délais de mise sur le marché ou l'exécution de versions obsolètes du logiciel, entre autres.

Le serveur SQL utilise une version étendue de SQL appelée t-sql ou transact-sql.

Quelques exemples clairs seraient:

1. Utilisez des versions antérieures de Windows qui vous empêchent d'utiliser un nouveau logiciel ou d'appliquer une mise à jour de sécurité
2. Les systèmes ERP dans un cercle vicieux d'être si vieux et si personnalisés qu'ils ne peuvent pas être mis à niveau car il s'agirait d'un effort de «tripoter et remplacer»
3. Systèmes similaires qui ont des fonctions qui se chevauchent dans différentes parties de votre organisation

Le diagramme ci-dessous est un graphique utile pour illustrer en quoi la dette technologique diffère des autres implémentations technologiques qui peuvent être effectuées au sein de la pile technologique d'une entreprise. Souvent confondue avec une erreur, la dette technique est très différente en ce sens que sa présence peut ne pas être manifestement évidente. C'est là que réside le danger, car plus elle reste intacte, plus l'ampleur de l'effet dans le futur sera grande.

Comme CFO Ayant travaillé dans l'informatique et ayant été informé sur l'informatique dans des entreprises hautement endettées, j'ai été étonné de voir à quel point la dette technique est similaire à la dette traditionnelle. J'ai également été frappé de voir à quel point c'est ennuyeux et risqué. Ceux qui ont une formation financière connaissent bien les mécanismes de la dette financière; il est tangible et facile à calculer. Cependant, ce n'est pas le cas de la dette technique, qui est souvent mal comprise ou considérée à tort comme le problème de quelqu'un d'autre.

Quels sont exactement les coûts de la dette technique et sont-ils réels?

La réponse courte est que les coûts décaissés sont très réels. Il existe également des coûts indirects importants qui doivent être identifiés, mesurés et gérés séparément. Voici quelques exemples de ces coûts:

Coûts en espèces

La dette technique n'est aussi réelle que les paiements d'intérêts. Cependant, il se manifeste généralement en résultat de manière plus indirecte qu'une simple dépense de ligne «intérêts», comme par exemple:

Chef

• Il faut plus de personnel simplement pour maintenir les systèmes existants
• Temps de développeur supplémentaire pour générer de nouvelles fonctionnalités

Frais généraux

• Retard dans la réalisation des synergies d'intégration d'acquisition
• Remédiation et amendes résultant de failles de sécurité

Ventes

• Ventes perdues en raison de pannes du système
• Dépenses marketing moins efficaces

Fond de roulement

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• Exigences plus élevées, en particulier pour les entreprises ayant des soldes d'inventaire élevés

Coûts doux

Bien que les coûts fixes soient associés à des montants réels, il existe également des coûts inférieurs qui, bien qu'ils soient plus difficiles à quantifier et à réaliser des économies, ont un frein absolu sur les résultats de votre entreprise. Ceux-ci inclus:

Connaissance du marché

• Incapacité à s'adapter rapidement aux opportunités ou aux changements du marché
• Capacité réduite à transformer les données en informations pour prendre de meilleures décisions
• Plusieurs versions de la vérité

Productivité

les diagrammes et les graphiques peuvent être des outils efficaces pour générer des idées.

• Baisse de la productivité du personnel en raison des pannes du système
• Personnel moins productif qui passe plus de temps à extraire et à masser les données qu'à les analyser
• Détourner le temps et l'attention de la direction en cas de faille de sécurité majeure

En ce qui concerne la comparaison des dettes techniques et financières, l'une des principales différences est que la première n'a aucun contrôle formel. Avec la dette financière, il y a généralement des comités de crédit, des équipes de gestion de l'actif et du passif et du personnel de trésorerie surveillant les niveaux comme un faucon. Avec la dette technique, cependant, très peu de ces contrôles existent dans les entreprises traditionnelles.

! [un tableau présentant une liste de contrôle de la dette financière et technique]] (https://uploads.toptal.io/blog/image/125779/toptal-blog-image-1522317985377-f0d07c5a22dfca04c062ef9ae9959c6b.png)

Comment et pourquoi la dette technique est contractée

Avec la dette traditionnelle, le conseil d'administration, avec le PDG et le directeur financier, définit généralement la structure du capital, c'est-à-dire le montant des capitaux propres, le montant de la dette et le type de dette (revolver, basé sur des actifs ou non garanti). Le tableau des limites est même explicite quant à la dette qui sera payée et à quel moment. Une fois que tout cela a été formellement décidé, un processus structuré est lancé pour augmenter la dette.

Les prêteurs analysent la capacité d'une entité à rembourser ses dettes en évaluant l'historique de remboursement de la dette, les notations de crédit et la qualité de la garantie sous-jacente. Cependant, aucun de ces processus formels, quantification et déconnexion ne se produit lorsque la dette technique est contractée. Voyons comment et pourquoi cela se produit à travers les processus dans lesquels la dette technique est contractée:

Les contraintes de temps conduisent à des compromis

Le temps de mise sur le marché est tout dans les affaires. La mise en œuvre d'une nouvelle technologie est beaucoup plus rapide à faire lorsqu'elle peut être effectuée de manière indépendante. Malheureusement, cela a pour conséquence que d'autres systèmes ne sont pas synchronisés avec l'implémentation. Pour les organisations lean avec une technologie simple, cela peut ne pas sembler si grave.

Cependant, cela devient problématique car les configurations système se multiplient en complexité. En fin de compte, la technologie automatise les processus et capture les données qui sont transformées en informations. Une technologie qui n'est pas intégrée entraîne des processus commerciaux qui ne fonctionnent pas ensemble et plusieurs versions de la vérité.

Lorsque le temps de vitesse est sacrifié, les protocoles de test établis peuvent être ignorés ou être dispensés. Cela provoque généralement des «bogues» sur la route qui se manifestent par une certaine forme de dégradation du système et une distraction du temps du développeur pour les corriger.

Si nous examinons l'effet de la dette technologique au fil du temps, plus elle reste intacte, plus l'ampleur de l'effet est grande. Ce qui commence comme un petit exercice de refactorisation de code peut se transformer en un effort complet de modernisation et de remplacement.

La tentation des économies de coûts à court terme

Avouons-le: les équipes de direction sont sous pression constante pour atteindre les chiffres. Éviter de dépenser aujourd'hui peut vous aider à gagner le trimestre, mais comme l'emprunt, vous devez le rembourser à un moment donné. Voici quelques façons dont les entreprises économisent de l'argent à court terme mais finissent par générer une dette technique:

Mises à jour de logiciel

Parfois, le coût et les tracas liés à la mise en œuvre d'une mise à jour logicielle régulière peuvent entraîner un retard. Parfois, cela continue pendant des années. Nous sommes tous coupables d'avoir arrêté d'utiliser Microsoft AutoUpdate lorsqu'il apparaît à des moments inopportuns.

Lorsque les systèmes finissent par être loin derrière leur version actuelle, le nouveau logiciel qui doit être intégré ne le peut tout simplement pas. En outre, la mise à jour de plusieurs versions à la fois est souvent plus coûteuse et nécessite presque toujours plus de temps que de suivre le rythme.

Remplacement du matériel

Au fur et à mesure que les organisations deviennent de plus en plus complexes, le simple effort de synchronisation des cycles de mise à jour matérielle peut être écrasant et coûteux. Cela peut conduire à une extension extrême du matériel actuel et il existe d'énormes disparités dans la qualité du matériel entre les ordinateurs. Certaines équipes sont frustrées, achètent du nouveau matériel et le dépensent simplement dans le cadre de leur budget de bureau au lieu d'attendre que le service informatique lance les mises à jour.

Cette disparité a des implications sur la productivité et la compatibilité matériel / fichiers pour les exercices collaboratifs.

Tactiques pour faire face à une situation de dette technique

Au lieu de simplement parler de problèmes, apprenons à être proactif et prescrivons des solutions pour résoudre la dette technique.

Pour cela, nous pouvons recourir aux techniques utilisées pour gérer la dette financière. Pour gérer vos passifs, vous devez d'abord savoir combien ils sont et vos conditions de paiement. Nous allons y travailler pour la dette technique.

1. Calculez vos dettes techniques et leur montant

La dette financière se décline en tranches définies par l'âge de chaque pièce (par exemple, senior, mezzanine ou revolver), ce qui indique à son tour laquelle est payée en premier. La dette technique a un profil d'âge similaire; Pour commencer, vous devez commencer par vos systèmes critiques. Quelle dette technique ont-ils? Puis regardez l'écosystème plus large: mieux, quelle dette technique? entre vos systèmes entraînent des coûts?

Ne compliquez pas trop ce processus. À un moment donné, vous voudrez passer à une évaluation descendante, mais il n'est pas nécessaire de commencer par là. Demandez à votre responsable informatique de rassembler votre équipe administrative avec cette tâche:

Si nous avions complètement liquidé toute notre dette technique il y a un an, comment cette année (ou l'année prochaine) aurait-elle pu être meilleure?

Obtenez vos dix meilleures idées et placez-les dans une matrice 2x2: facile / difficile à payer sur un axe et note de profit sur l'autre. Espérons que le visuel vous aide à déterminer par où commencer.

Matrice de remue-méninges sur la résolution de la dette technique

Avantages de Resolver ►	Fort
	Faible
		Dur	Facile
		▲ Effort pour payer

À partir de là, entraînez-vous à valider vos hypothèses sur la taille et l'effort des prix. La neutralité est la clé ici, alors méfiez-vous des éditeurs de logiciels proposant un «essai gratuit».

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2. Décidez quoi faire

Une fois que vous savez quelle dette technique vous avez, vous devez maintenant décider comment la gérer. Il existe de nombreuses options à prendre.

En fin de compte, il vaut peut-être mieux ne rien faire. Pour une dette évaluée comme «faible» ou «faible taux d'intérêt», il peut être optimal de simplement la laisser, de même, s'il existe une «pénalité de remboursement anticipé» importante pour la rembourser rapidement. Il pourrait également y avoir des avantages stratégiques. Être une version derrière et y rester est généralement une bonne chose, et parfois cela a l'avantage de laisser les problèmes se régler dans la devise de quelqu'un d'autre.

Le paiement ou la réduction de la dette technique impliquera le remplacement des systèmes et la prise en charge du coût. Cela peut être fait immédiatement ou au fil du temps grâce à un processus d'améliorations progressives. Comme pour la dette financière, il existe des moyens créatifs de «reconduire» la dette technique, et l'externalisation de la maintenance en fait partie. En fin de compte, cela peut coûter plus cher à résoudre, mais il peut être étendu pour réduire les coûts immédiats et, grâce aux principes de division du travail, déléguer la tâche à une entité plus spécialisée.

L'arrivée de logiciel basé sur le cloud et les services matériels offrent également une comparaison avec la popularité du financement par crédit-bail. L'utilisation de services cloud est également un outil efficace pour réduire la dette technique, à la fois pour éliminer les besoins en CAPEX et pour déplacer l'orientation de développement vers le fournisseur de cloud.

3. Créez un plan de paiement

Ne soyez pas submergé par le coût de la réduction de votre dette technique et n'essayez pas de le rembourser en une seule fois. Ce serait un exercice ambitieux qui pourrait submerger une organisation de n'importe quelle taille ou équilibre.

Encore une fois, pour revenir aux comparaisons financières, ayez la mentalité de payer d'abord la carte de crédit avec le taux d'intérêt le plus élevé. Cela signifie simplement s'attaquer d'abord aux activités à haute valeur / faible effort.

principe gestalt de bonne continuation

Dans la section précédente, j'ai discuté des différentes manières d'aborder la dette technique. Lors de l'évaluation du coût de chacun, il est préférable de lancer un exercice de comparaison. La classification du coût de trésorerie de chaque résultat potentiel peut permettre aux parties prenantes d'avoir une vision claire des avantages et des inconvénients de chaque voie. Un exemple d'un tel visuel est inclus ci-dessous.

Cette comparaison montre le compromis entre une résolution théorique et le contraste frappant entre résoudre le problème et ne rien faire («base existante»). Dans cet exemple, en passant à un cloud, la solution SaaS serait l'option la plus économique pour l'entreprise.

Gérer la dette technique à l'avenir

Une fois que vous avez établi votre base de référence et votre plan d'attaque, vous voudrez préserver cette visibilité et empêcher de nouvelles dettes de s'installer. Considérez l'exercice comme un nouveau départ et une occasion de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour éviter les problèmes. grimper à nouveau dans le futur.

Mettre en œuvre une déclaration de divulgation de prêt

La plupart des projets technologiques ont un processus d'approbation formel avec un sponsor exécutif, un objectif de haut niveau, des avantages attendus, un calendrier et bien sûr, des coûts. C'est un excellent endroit pour éliminer les nouvelles dettes techniques qui seront encourues et leur justification.

Établir des seuils d'endettement

N'en faites pas trop en établissant de nouvelles normes. De la même manière que vous émettez des cartes de crédit d'entreprise avec des limites prédéfinies, vous ne voulez pas sur-gérer la dette technique. De nombreuses dettes techniques sont minimes et liées à l'écriture de code qui sera rapidement amorti. Cela est particulièrement vrai avec le développement agile. Faites confiance à votre responsable informatique pour définir et surveiller ce seuil.

Reconditionnez vos abonnés

Dans les grandes entreprises, l'informatique a un processus appelé ' gestion du changement ». Avant la mise en service d'un nouveau logiciel, il passe généralement par la gestion du changement. En termes simples, changer le travail de la direction consiste à s'assurer que les nouveaux changements dans le système technologique de l'entreprise n'affectent pas les autres systèmes. Pour ce faire, ils s'assurent que le nouveau système est conforme aux méthodes et procédures normalisées. Envisagez d'utiliser ce processus pour empêcher ou au moins identifier de nouvelles dettes.

La dette technique est un réel coût de la conduite des affaires et une véritable cause de pannes du système et un frein à l'agilité globale de l'entreprise. Cela n'a pas à être une charge constante, cependant, et CFO intelligents Ils connaîtront la dette technologique de votre organisation et ce qu'il faudra pour l'optimiser.