La culture est reine dans les organisations qui réussissent. Mais les dirigeants qui souhaitent profiter des avantages des équipes réparties - de la productivité et du bonheur accrus à la réduction du stress et du roulement de la main-d'œuvre - sont souvent confrontés au dilemme suivant: n'est-il pas difficile d'entretenir une culture saine lorsque vos employés sont loin?

À notre avis, les défis uniques de la gestion d'une équipe distribuée peuvent inciter à la création d'une culture plus forte que celles qui opèrent en face à face.

Notre expérience démontre que c'est une idée fausse. Au cours des cinq dernières années, nous avons élargi notre équipe de base à des centaines de personnes et atteint un taux de revenus annuel à neuf chiffres, le tout dans une organisation 100% distante.

À notre avis, les défis uniques de la gestion d'une équipe distribuée peuvent inciter à la création d'une culture plus forte que celles qui opèrent en face à face. Cela peut sembler contre-intuitif, mais si les équipes locales ont tendance à supposer que la culture prendra racine de manière organique, les enjeux sont plus importants pour les organisations distribuées. Cela motive les dirigeants à distance qui réussissent à être intentionnels dans la construction de la culture, ce qui aboutit finalement à des équipes plus fortes.

Dans cet article, nous allons parcourir notre guide pour créer une culture à distance réussie, de la définition des hypothèses et des valeurs à la diffusion et au maintien de la culture en passant par les meilleures pratiques en matière de recrutement, de communication et de gestion.

Comprendre la culture

Il existe des dizaines de façons de définir la culture, mais nous basons notre définition sur la recherche empirique menée par Edgar Schein, professeur émérite à la MIT Sloan School of Management. Schein définit la culture comme un modèle d'hypothèses et de valeurs de base, découvertes ou développées par un groupe, dont il a été prouvé qu'elles mènent au succès.

Schein visualise la culture comme une pyramide à trois couches. La tranche supérieure est constituée «d’artéfacts et de pratiques». Ce sont des choses et des comportements tangibles que vous pouvez voir et observer au sein d'une équipe, comme le butin, les histoires et la façon dont les gens interagissent. En d'autres termes, les artefacts et les pratiques sont ce que la plupart des gens considèrent comme une culture. La réalité est que ces éléments tangibles proviennent des couches intermédiaire et inférieure de la pyramide culturelle: les «valeurs» et les «hypothèses sous-jacentes» d’une équipe. C'est la combinaison des trois couches qui constitue la culture.

Hypothèses et valeurs adaptées à la distance

Compte tenu du modèle ci-dessus, il est clair que le processus de création d’une culture à distance saine commence bien avant la formation de l’équipe. Alors que Schein décrit les hypothèses sous-jacentes comme tacites ou tacites, nous pensons que les équipes distantes doivent être délibérées et intentionnelles pour les exprimer.

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C'est parce qu'un environnement de bureau peut fournir des indices qui parlent de ces hypothèses en votre nom. Par exemple, un costume et un code vestimentaire à talons peuvent parler d'un niveau supposé de professionnalisme. De même, un plan d'étage ouvert peut parler d'un niveau supposé de transparence. Avec moins d'indices sur lesquels s'appuyer, en particulier pendant les premiers jours, les équipes distantes devraient communiquer ces hypothèses de manière explicite.

Ces hypothèses incluent généralement des réponses aux questions «Pourquoi existons-nous?» et 'Comment faisons-nous ce que nous faisons?' Nous trouvons utile de demander: «Quel est notre vrai nord?» En d'autres termes, quel est le principe clé que l'équipe peut utiliser pour calibrer sa propre prise de décision, même si elle est bloquée sur une île déserte?

Vos valeurs dans ce contexte peuvent consister en des idées simples comme l'intégrité ou la qualité, mais elles peuvent également inclure des principes spécifiques tels que «des normes élevées de communication». Le but et la mission de votre équipe sont également inclus dans cette couche de votre pyramide culturelle. Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de liste définitive de valeurs pour les équipes distantes. L'objectif, au contraire, est de mettre une réflexion consciente sur la fondation de votre équipe et de sa culture.

Embauche

Avec des hypothèses et des valeurs en place, les gestionnaires peuvent commencer à embaucher en cherchant des candidats qui correspondent au cadre de votre culture. Bien que de nombreuses sources discutent de l'importance d'évaluer la culture pendant le processus d'embauche, il convient de souligner que l'adéquation culturelle des membres de l'équipe éloignée nécessite une attention particulière. Les managers doivent être convaincus que les embauches potentielles incarnent vos valeurs dès le départ: les nouveaux membres de l'équipe ne seront pas dans un environnement face à face où ils absorbent et se conforment aux normes de l'équipe, et les signes d'un mauvais ajustement peuvent être plus difficiles à détecter avant que les dommages ne se produisent. eu lieu.

Les caractéristiques que vous recherchez varient en fonction du rôle, de la taille de l'équipe, etc., sans parler des hypothèses et des valeurs sous-jacentes uniques de votre organisation. Cela dit, nous avons trouvé une paire de caractéristiques qui sont universelles dans les équipes à distance réussies: embaucher des employés motivés et résolvant les problèmes.

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Cela dit, nous avons trouvé une paire de caractéristiques qui sont universelles dans les équipes à distance réussies: embaucher des employés motivés et résolvant les problèmes.

La nature du travail à distance signifie que chaque employé passera une plus grande partie de son temps à résoudre les problèmes par elle-même. Si vous embauchez des personnes autonomes qui prospèrent dans des environnements non structurés, vous pouvez être assuré que leurs capacités, combinées aux valeurs et à la formation que vous transmettez lors de l'intégration, se traduiront par des décisions alignées sur l'équipe et l'entreprise.

Intégration

La plupart des entreprises et des équipes comprennent l'importance de bien former les nouveaux membres. Mais dans les équipes traditionnelles, la formation culturelle est souvent laissée au hasard. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, c'est parce que les organisations colocalisées peuvent compter sur une simple absorption de la culture par les nouveaux employés.

Les équipes distantes n'ont pas ce luxe. Heureusement, il n'est pas nécessaire de faire face à face pour intégrer les nouveaux employés dans votre culture, mais les gestionnaires doivent être délibérés en exposant les nouveaux membres de l'équipe aux hypothèses et aux valeurs qui constituent la base de vos artefacts et de vos pratiques.

Notre stratégie est de mettre en valeur notre mission et nos valeurs dans le matériel de formation pour les nouveaux employés. Nous enregistrons également des vidéos qui montrent nos dirigeants discutant et s'engageant avec nos valeurs. Cette approche s'adapte bien et fournit une bibliothèque de référence pour une utilisation future, tout en se sentant plus personnelle, aidant le spectateur à se sentir comme une partie intime de l'équipe et de sa mission.

la communication

Une fois que vous avez défini les valeurs et que vous vous êtes assuré que les membres de l’équipe les comprennent, il est temps de se tourner vers les artefacts et les pratiques qui actualisent la culture de votre équipe. En tant que principal lieu d'interaction et de collaboration des équipes distantes, la communication est la pierre angulaire de toute équipe distante. Voici nos meilleures pratiques:

Réunions d'équipe

S'agissant de la communication d'équipe, s'adapter à un paradigme distant semble intuitif: les réunions d'équipe sont déjà planifiées et pré-programmées, il ne vous reste plus qu'à passer de la salle de conférence à une salle de réunion virtuelle comme Zoom, non?

Il y a plus que cela: les réunions d’équipe doivent faire partie du tissu même de l’équipe. Les réunions créent une occasion régulière d'inspirer et de diriger, et les gestionnaires devraient privilégier l'implication de tous les membres de l'équipe afin que chacun se sente comme un élément essentiel de l'ensemble. Avec moins d'occasions d'attraper vos coéquipiers et de clarifier les problèmes de communication, les participants doivent donner un ton honnête et complet pour s'assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Lorsque les réunions à distance se transforment en de simples mises à jour de statut, c'est un signe clair que les responsables doivent creuser plus profondément.

Un contre un

La communication individuelle est moins intuitive dans un contexte éloigné et plus sujette à la négligence. Les équipes distantes n’ont pas le luxe de créer des relations via des interactions fortuites autour de la fontaine à eau. Les conversations individuelles entre les membres de l'équipe doivent être aussi structurées que les réunions d'équipe, avec une cadence régulière et un ordre du jour qui va au-delà du professionnel. Les rencontres individuelles régulières entre les employés de tous les niveaux sont un lieu crucial pour approfondir les relations et offrent à l'équipe la possibilité d'exprimer des éloges personnels ou des préoccupations dont elle pourrait ne pas être en mesure de discuter en équipe.

Bavarder

Lors de la communication sur des plates-formes comme Slack, l'existence de discussions d'équipe formelles et informelles aide à garder la communication d'entreprise exempte de plaisanteries hors sujet, tout en permettant des conversations parallèles qui renforcent la confiance et se concentrent sur des passe-temps ou des intérêts partagés.

Quel que soit le support, une règle à garder à l'esprit est la clarté de la communication. Le sarcasme, les émojis ou les remarques vagues peuvent facilement être mal interprétés lorsqu'ils ne sont pas accompagnés du langage corporel et des indices faciaux sur lesquels notre cerveau s'appuie en personne. Prenons cet exemple: Le chef d'équipe A publie une instruction dans une discussion que tous les membres doivent compléter. La personne B répond avec un emoji «pouce en l'air».

Qu'est-ce que ça veut dire exactement? Cela signifie-t-il que la personne B approuve l'instruction? Cela signifie-t-il que la personne B le fera? Cela signifie-t-il qu'ils l'ont déjà fait?

Bien que nous n'encouragions pas l'utilisation d'émojis ou de gifs comme principales formes de communication (donner des instructions, décrire des problèmes, etc.), nous encourageons leur utilisation comme forme de communication émotionnelle (bonheur, célébration, tristesse, etc.). Au fil du temps, une équipe établie peut développer des emojis personnalisés pour exprimer des mèmes ou partager des blagues. Ceux-ci lient l'équipe et se transforment en artefacts qui composent la culture de votre équipe.

Vidéo

Bien que les équipes distantes inexpérimentées puissent croire qu'elles peuvent se contenter de l'audio et du chat seuls, les avantages des appels vidéo ne doivent pas être négligés. Au lieu de cela, la vidéo devrait être encouragée à la fois pour les réunions d'équipe et la communication individuelle. Voir les réactions faciales des membres de l'équipe peut ajouter de l'emphase et de l'émotion aux conversations. Cela permet également de s'assurer que les membres d'une réunion sont tous des participants concentrés, contributeurs et actifs dans la culture que vous avez construite.

Reconnaissance

La plupart des équipes distantes n’ont pas de place de parking «Employé du mois» à faire circuler, mais vous devez utiliser fréquemment une incitation simple et efficace à votre disposition: le cri. La reconnaissance publique d'un travail bien fait est l'un des moyens les plus efficaces de motiver une équipe à distance.

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Exprimés lors d'une réunion d'équipe, les cris sont des affichages publics qui donnent l'exemple et fournissent aux membres de l'équipe une norme à atteindre. Lorsqu'il est mentionné dans une discussion d'équipe, un cri donne aux autres membres de l'équipe la possibilité de poster leurs félicitations sous forme de réponses ou d'émojis. Si les dirigeants de l'entreprise se trouvent également dans ce chat, c'est un facteur de motivation encore plus puissant, garantissant que le crédit est accordé là où le crédit est dû.

Face à face

La collaboration numérique est le pain et le beurre des équipes à distance, mais les réunions en face à face sont-elles toujours nécessaires? Notre expérience est qu'une équipe distante avec une forte culture peut fonctionner dans un environnement au rythme rapide pendant de longues périodes, voire des années, sans interaction en face à face.

Si vous envisagez une réunion d'équipe en face à face ou sur place, gardez à l'esprit la «règle de 10x». Si vous prévoyez de vous réunir à des fins professionnelles, vous devez viser à rendre cette réunion 10 fois plus productive qu'une réunion à distance classique. De même, si vous vous réunissez pour le plaisir, vous devriez viser 10 fois plus de liens qu'un appel vidéo ou vocal.

À quoi cela pourrait-il ressembler en pratique? Se réunir pour quelques jours de travail intense et de tête baissée pour définir les détails d'une nouvelle initiative peut porter ses fruits en réduisant le temps de mise sur le marché, ou en louant une maison de ski dans le Colorado pour s'amuser tout en discutant d'une nouvelle initiative de prise de parole en public.

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Rien n'est plus démoralisant que de voyager pour une réunion qui n'accomplit rien de plus que ce qu'un appel vidéo aurait traité. Ou rencontrer des collègues de longue date pour la première fois, seulement pour vous retrouver embourbé dans vos tâches quotidiennes respectives sans temps pour des activités agréables.

Lorsque des individus ou des équipes finissent par se rencontrer pour la première fois, le rassemblement ressemble plus à une réunion de vieux amis qu'à un rassemblement d'étrangers. Vous constaterez que les réponses du moment, du lieu et du but se révéleront au fil du temps en fonction de la culture et des besoins de votre équipe particulière. Inutile de transpirer les détails à l’avance.

Éviter l'épuisement professionnel

Une crainte commune des nouveaux gestionnaires à distance est que les employés manquent d'engagement, suivant le stéréotype des travailleurs à distance qui sont distraits par les courses, la lessive et la vie. La réalité est le contraire. Si vous embauchez des personnes motivées et les unissez autour d'un objectif et de valeurs communs, les membres de l'équipe qui travaillent à distance se retrouvent souvent à travailler davantage, incapables ou peu disposés à se retirer. Ceci est une recette pour l'épuisement professionnel.

Il appartient aux managers distants de favoriser une approche équilibrée du travail au sein de leurs équipes. Nous avons construit une culture «travailler dur, jouer dur» où les membres de l'équipe s'encouragent et s'inspirent mutuellement pour profiter de notre flexibilité géographique pour voyager ou poursuivre des activités amusantes.

À quoi cela ressemble-t-il en pratique? Certaines personnes choisissent de prendre des «mini-vacances» ou des «vacances de travail» pour se détendre à petites doses. Finalement, cependant, tout le monde a besoin d'une chance de s'éloigner pour une vraie pause. Ceci est bénéfique pour les individus, mais c'est aussi un avantage pour l'équipe elle-même: l'absence d'un membre de l'équipe fournit un test de résistance pour s'assurer que votre équipe peut rester opérationnelle si elle est confrontée à des congés imprévus en raison d'une urgence ou d'une maladie.

Au sein des équipes distantes, l'épuisement professionnel peut être plus difficile à détecter qu'il ne le serait autrement dans une équipe en face à face. Lorsque vous travaillez ensemble dans un bureau, vous pouvez voir les effets du stress qui pèsent sur la santé et le bien-être de votre équipe. De même, vous pouvez facilement repérer les frénésie de travail insoutenables qui maintiennent les gens au bureau pendant des jours. Lorsque vous travaillez à distance, la communication, les réunions individuelles et les indicateurs de performance clés deviennent les indicateurs sur lesquels vous comptez.

Les équipes distantes réussissent en se concentrant sur la culture

De nombreuses entreprises ont commencé à réaliser les gains d'efficacité fournis par les équipes distantes. Cette tendance, combinée à la montée en puissance mondiale des pigistes, signifie que le travail à distance deviendra bientôt un incontournable de nombreuses organisations.

Notre expérience a montré qu'une forte culture à distance est possible et qu'elle ne nécessite pas de technologie exotique ou de remaniements organisationnels. En adoptant les meilleures pratiques décrites ci-dessus, les équipes à distance sont bien placées pour relever les défis uniques de la création d'une culture - que leurs membres soient répartis dans toute la ville ou dans le monde entier.