La valeur d'un CFO pour une jeune entreprise est un sujet assez concurrentiel et passionné. Beaucoup affirment qu'il ne s'agit pas de «compléments» inutiles et qu'une petite équipe financière bien informée et bien formée peut répondre aux besoins de l'entreprise. D'autre part, les directeurs financiers apportent une perspective plus profonde et plus stratégique qui peut aider les entreprises à se préparer pour l'avenir et à optimiser leurs opérations actuelles.

La partie la plus importante du problème est que si les directeurs financiers ajoutent une valeur significative beaucoup plus grande qu'une équipe financière junior, ils sont souvent très coûteux.

Pour qu'une entreprise réussisse à surmonter ce dilemme, elle doit d'abord comprendre quels rôles, besoins et chemins elle rencontrera en cours de route. À terme, les entreprises les plus prospères deviendront trop nombreuses pour leur effectif initial de comptables et auront besoin d'une grande profondeur dans leurs rôles à mesure que le nombre de dimensions de la fonction financière augmentera. S'ils comprennent à l'avance quels seront leurs besoins éventuels, les entreprises pourront ainsi couvrir leurs risques de nombreuses manières et obtenir ce dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin, sans se surengager financièrement.

La grande question n'est peut-être pas combien de temps vous pouvez survivre, mais combien de temps allez-vous commencer à profiter des contributions d'un leader financier exceptionnel. En plus de 15 ans d'expérience en tant que directeur et consultant financier, j'ai appris que la meilleure façon de juger si une entreprise doit ou non embaucher un directeur financier est d'évaluer sa position en termes de «hiérarchie des besoins». expliquera ci-dessous. L'analyse suivante aidera votre entreprise à identifier où elle se situe dans cette hiérarchie et peut être un guide pour embaucher du personnel qui répond le mieux à ses besoins actuels et comment passer au niveau suivant.

La hiérarchie des besoins ainsi que 'La hiérarchie des besoins de Maslow' dit qu'une entreprise a une hiérarchie de gestion des besoins. Celles-ci sont reflétées dans le tableau suivant.

Plus les besoins sont fondamentaux, plus les compétences nécessaires pour y répondre sont essentielles. Au fur et à mesure que les besoins progressent, les compétences ainsi que les connaissances nécessaires pour répondre à ces besoins progressent. Les besoins de base sont administratifs et peuvent être satisfaits par une formation technique, mais les besoins avancés nécessitent une composante stratégique qui est mieux satisfaite par une personne ayant une vaste expérience des affaires.

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Les besoins des entreprises augmentent à des rythmes différents en fonction de l'industrie, des opportunités de marché, des ambitions et des ressources. Un besoin ne peut être satisfait si un besoin antérieur n'a pas été satisfait.

Niveau 1: Négocier

Le besoin le plus fondamental d'une entreprise est la capacité d'effectuer des transactions. Ce faisant, je veux dire acheter et vendre des produits et services, et établir des liens.

Les transactions de base nécessitent la tenue d'un enregistrement de base - ce que j'appelle chéquier comptable . Cela peut être fait par n'importe qui dans l'entreprise et ne nécessite aucune connaissance préalable en finance ou en comptabilité. Il suppose généralement une entreprise qui enregistre uniquement les transactions dans le chéquier et utilise ensuite la modification du ou des bilans d'ouverture et de clôture pour juger de sa santé financière et de sa réussite.

Les avantages du chéquier comptable sont évidents: il est bon marché et nécessite un effort minimal. Cela peut être fait rapidement et ne nécessite pas de personnel spécialisé. Les entreprises qui démarrent sont alors celles qui peuvent être enclines à ce type d'activité, ce qui a du sens. Cependant, même s'il s'agit de transactions de base, de nombreuses entreprises sont en grande difficulté parce qu'elles ont effectué des transactions sans passer de l'utilisation d'un chéquier comptable à une comptabilité «réelle».

Une entreprise qui vient de démarrer peut constater qu'elle peut rester à flot en fonctionnant de cette manière, mais ce n'est pas viable pour une entreprise qui veut survivre à long terme, encore moins se développer.

Niveau 2: Gardez une trace

La vraie comptabilité est centrée sur la nécessité d'avoir un enregistrement correct des transactions effectuées et cela peut être effectué par un «comptable» ou, à mesure que la complexité des transactions augmente, un comptable. Un propriétaire peut certainement répondre à ce besoin si le temps et les compétences le permettent, mais il doit prendre en compte les opportunité de coût faire cela.

Le rôle du comptable est d'enregistrer toutes les activités à partir des sources de transaction, telles que les soldes bancaires et l'inventaire. En règle générale, un comptable doit être supervisé par un comptable externe ou le propriétaire de l'entreprise. Une meilleure flexibilité commerciale est souvent obtenue en utilisant un service comptable externe externalisé, mais nécessite plus de communication et d'examen.

Alors qu'un comptable et un comptable se concentrent sur l'enregistrement des transactions et des activités historiques avec divers degrés de précision et de conformité, un comptable diffère d'un comptable par le fait qu'ils sont formés selon des normes élevées de performance plus professionnelle. Cette formation et cette éducation leur permettent de s'assurer que l'achèvement et le calendrier de l'activité financière ont été correctement enregistrés. Les comptes préparés par les comptables devraient être les exigences d'une entreprise qui cherchera un jour un financement extérieur.

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J'ai récemment travaillé avec un client qui avait non seulement un très bon dossier de GAAP (General Accepted Accounting Principles) pour une entreprise en démarrage, mais qui m'a également surpris en ayant un catalogue assez complet de toutes ses obligations contractuelles. Bien qu'il n'y en ait pas beaucoup, son fondateur était un directeur financier et il savait que le moment venu, les prêteurs et les investisseurs exigeraient une divulgation massive de toutes les obligations contractuelles. En enregistrant vos transactions contractuelles dès le début, vous êtes dans une meilleure façon de lever éventuellement des capitaux.

Pour les entreprises qui souhaitent plus de surveillance sans coûts significativement élevés, il est souvent judicieux d'utiliser une ressource externe pour revoir périodiquement le travail du comptable, surtout si, contrairement à mon client, le dirigeant n'a aucune expérience en comptabilité. Cela peut être inclus avec le travail de préparation de déclarations de revenus ou par un CFO partiellement retenu .

Heureusement pour les entreprises soucieuses des coûts, la capacité de capturer les transactions a changé de manière significative au cours de la dernière décennie; le monde n'est plus celui où les données sont gérées manuellement. Une grande partie de cela a été remplacée par des applications logicielles et d'autres ressources informatiques, ce qui a des implications, bien sûr, dans le coût de fonctionnement d'une entreprise (le fait étant que le logiciel remplace le travail humain pour réduire les coûts).

En général, les entreprises qui se trouvent encore à ce niveau de la hiérarchie des besoins peuvent s'en tirer sans avoir de directeur financier. Au final, la principale exigence n'est qu'une gestion correcte des transactions effectuées par l'entreprise. Comme cette tâche est encore assez basique et peut être effectuée par n'importe quel travailleur qualifié au sein de la même entreprise, ou par un contractuel à temps partiel, elle ne nécessitera sûrement pas les services d'un directeur financier plus dévoué et expérimenté.

L'illusion Fintech

Comme les données financières et opérationnelles sont extraites de nombreuses sources dans des systèmes comptables hébergés, l'accent est passé de la saisie manuelle des données à la garantie de la qualité de ces données et de la manière dont elles sont capturées.

Cependant, lorsqu'elles ne sont pas correctement mises en œuvre, ces applications logicielles peuvent induire les entreprises en erreur en leur faisant croire que ce n'est que parce que les données sont dans le système qu'elles sont correctes, alors qu'en fait elles ne le sont pas.

À bien des égards, l'adoption de la Fintech est devenue le nouveau chéquier comptable pour certaines entreprises - les données comptables étant la boîte de réception dans le système mais n'apportant pas de valeur ajoutée.

En conséquence, les systèmes comptables et les interfaces opérationnelles doivent être installés par une personne ayant une bonne compréhension des principes comptables. Quickbooks, l'un des logiciels de comptabilité les plus populaires, il dit que: «À mesure que votre entreprise - et vos revenus - grandissent, la gestion de vos finances peut devenir une tâche pour laquelle vous n'avez ni le temps ni les connaissances nécessaires. Plus précisément, lorsqu'il s'agit d'éviter les problèmes juridiques, les comptables valent souvent leur temps en or. '

C'est un moment où il serait logique pour une entreprise d'impliquer un consultant financier pour s'assurer que les applications sont bien intégrées et qu'il existe des règles organisées pour s'assurer que l'utilisation des applications prend en charge la fonction de reporting financier.

Une autre entreprise que j'ai récemment consultée avait besoin de réparer une mise en œuvre défectueuse d'un logiciel de localisation d'inventaire. La société avait connu une croissance significative au cours de ses quatre premières années, mais n'avait pas réussi à établir correctement les barèmes de taxe de vente et les éléments de taxe. Cela a conduit à déclarer à tort une augmentation rapide de la taxe de vente sur plusieurs années.

J'ai travaillé dans le domaine de la correction de cette implémentation et du dépôt des déclarations correctes. Malheureusement, pendant de nombreux mois, le coût des pénalités et des intérêts a dépassé la taxe de vente réelle due. En fixant l'implémentation, d'autres opportunités d'amélioration ont été identifiées et appliquées, et le client peut désormais rendre compte de la rentabilité en temps réel par ligne de produits via son système comptable. Elle l'a également utilisé pour ajuster son mix produits et faire économiser à l'entreprise des sommes importantes.

Pourtant, le projet a été un excellent exemple de problèmes potentiels liés à la Fintech. Même lorsqu'un système financier informatisé est correctement connecté, il exigera un examen régulier des données et des dispositions comptables. Ces activités nécessitent non seulement une bonne compréhension de la comptabilité, mais aussi la capacité d'assimiler les données opérationnelles dans les registres financiers.

Niveau 3: Couverture de confiance

Les transactions étant correctement justifiées, une entreprise peut commencer à faire rapport sur l'activité de cette entreprise. La clé ici est que les rapports commencent à prendre la forme de secteurs d'activité (par exemple, les revenus du service des ventes et leurs coûts), ou des tâches commerciales spécifiques (par exemple, le service client), au lieu de simplement déclarer uniquement les transactions commerciales (par exemple, les revenus). .

Encore une fois, FinTech est fait pour rendre le rapport complet plus abordable et plus robuste que jamais. Les écoles de commerce ont évolué ces dernières années pour assurer à leurs diplômés une forte compréhension de la Fintech et de ses innombrables applications. Même cours dédiés à cela Ils ont surgi partout

Cela dit, il est important de savoir comment les rapports seront utilisés avant de mettre en place un système de rapports. Bien que l'exactitude soit toujours requise, les rapports à des fins internes n'ont pas besoin d'être abordés et examinés de la même manière que les rapports utilisés à des fins externes. En fonction de la manière dont l'activité a été capturée, les rapports peuvent être présentés de différentes manières, mais toujours avec l'avertissement: 'Corbeille entrée = Corbeille sortie'.

L'objectif principal est de communiquer des informations transactionnelles au niveau approprié pour le public concerné. Si cela peut être accompli par le comptable ou le comptable, votre travail est terminé. Sinon, l'entreprise aura besoin d'une personne capable de transformer de manière appropriée les informations comptables en communications significatives.

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Un problème très courant que je constate régulièrement dans les premières étapes dans diverses entreprises est qu'elles utilisent des systèmes disparates comme sources pour leurs rapports et, par conséquent, elles ne sont jamais sûres d'avoir correctement saisi les données de ces rapports.

Le fait de ne pas disposer d'une source de données simple conduit à capturer moins de 100% de ce qui était prévu, voire dans certains cas à dupliquer plus de 100% de l'activité déclarée. Un rapport réussi doit être rigoureux, précis et complet, surtout si ces entreprises en démarrage se préparent à passer au financement de série A.

C'est généralement à ce stade que le directeur financier devient plus pertinent dans la hiérarchie des besoins. Après tout, prendre des enregistrements de transactions, les trancher et les découper en dés pour commencer à satisfaire et guider les activités quotidiennes nécessite une perspicacité et un jugement plus approfondis. Cependant, une option assez courante ici consiste à demander l'aide d'un directeur financier externe à temps partiel. Dans mon expérience c'est pourquoi je m'implique dans l'entreprise, et c'est aussi là que je trouve que je peux commencer à ajouter plus de valeur .

Rapports financiers: objectifs ou moyens?

Chaque propriétaire d'entreprise qui a eu une pile de rapports financiers entre les mains de son comptable vous dira que ceux-ci seuls sont frustrants et de peu de valeur. Dans de nombreux cas, ils créent une ambiguïté pour le propriétaire et rendent leur travail plus compliqué.

Avoir des rapports seuls n'est pas le but final, car ils devraient être un moyen de comprendre l'activité financière. Par exemple, il ne suffit pas de savoir que la position monétaire finale de la période en cours a changé d'un certain montant si vous ne pouvez pas identifier les activités qui ont conduit au changement.

Plus tôt dans ma carrière, j'ai travaillé avec un client qui ne comprenait pas qu'être une entreprise saisonnière provoquait des fluctuations considérables dans le besoin en fonds de roulement, tandis que les comptes débiteurs et les stocks augmentaient pendant les périodes de pointe. Leur comptable leur a fourni des rapports de solde monétaire, mais sans aucune explication. J'ai travaillé avec eux pour identifier des métriques comme volume d'inventaire Oui jours de vente en attente qu'ils pourraient surveiller pour mieux refléter la façon dont l'entreprise se portait et comment elle aide à prédire les positions financières futures.

Comme je l'ai mentionné précédemment, les rapports créés pour un usage externe ont un objectif différent de celui de la gestion des rapports créés pour un usage interne. S'ils ont été créés pour un usage interne, ils sont le moyen par lequel l'entreprise apprend vos activités et découvre des opportunités d'agir.

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Une entreprise est plus susceptible de croître lorsque les rapports sont générés par une personne hautement qualifiée pour analyser et interpréter les données financières contenues dans les rapports. Cette personne peut identifier quand les rapports standard ont besoin de plus de détails et peut créer des analyses ad hoc quand cela a du sens. Savoir quand passer au niveau supérieur et comment le faire ne vient qu'avec de l'expérience.

En particulier, les entreprises qui évoluent rapidement ne peuvent se permettre d'ignorer l'interprétation des informations contenues dans les rapports financiers. En fait, ils devraient s'appuyer fortement sur eux (et sur des éléments comme les tableaux de bord ou les indicateurs de performance clés) pour naviguer facilement dans cette étape. Mais créer des tableaux de bord significatifs Ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît, cela nécessite une compréhension des facteurs qui motivent les affaires et des signaux qu'ils envoient. Certains KPI peuvent être purement financiers, tandis que d'autres peuvent être un mélange de données financières et opérationnelles. Un leader financier expérimenté saura collecter ces informations ou inciter les autres à faire de même.

Niveau 4: Planification financière

Avec un enregistrement précis de l'activité historique et une analyse des facteurs qui ont influencé les succès et les échecs, une entreprise peut utiliser les informations recueillies pour élaborer des prévisions financières . Comme le dit le dicton: 'vous ne pouvez pas savoir où vous allez tant que vous ne savez pas où vous êtes allé'.

Le processus de création de prédictions n'a rien à voir avec les étapes d'enregistrement des activités comptables et nécessite un ensemble d'outils et de compétences différent.

Les entreprises dont les modèles commerciaux évoluent rapidement bénéficient beaucoup plus des prévisions régulières et, encore une fois, elles ne devraient pas sauter cette étape. Plus l'entreprise change rapidement, plus le risque associé à l'absence de planification est grand et plus il est encore plus nécessaire de mettre à jour plus fréquemment les progrès vers le plan.

Une prévision idéale serait prévisions glissantes et vous devez toujours projeter 12 mois à tout moment; Cela est particulièrement vrai pour les entreprises saisonnières. La prévision doit inclure trois états financiers: les résultats, les dépenses en capital et les flux monétaires. La direction peut alors travailler avec le reste de l'entreprise pour s'assurer qu'elle dispose de ressources suffisantes pour atteindre son objectif fondé sur les besoins. L'équipe financière cherche à faire évoluer les ressources de l'entreprise pour répondre aux besoins de planification avec ni plus ni moins que ce qui est nécessaire, afin que les opportunités et / ou les ressources ne soient pas gaspillées.

Les entreprises qui se trouvent à ce niveau de la hiérarchie des besoins auront sûrement besoin d'un directeur financier. Comme mentionné ci-dessus, un directeur financier à temps partiel pourrait être suffisant, mais il y aurait une relation de travail et une collaboration étroites avec la direction afin de proposer des prévisions financières significatives et, espérons-le, exactes.

Niveau 5: Collaboration stratégique

Les entreprises qui aspirent à croître et à s'améliorer continuellement attendent également le meilleur de leur équipe de gestion financière. Le produit final ultime de l'équipe de gestion financière est la collaboration stratégique, où la fonction financière s'associe à d'autres domaines de l'entreprise et est partie intégrante du processus financier stratégique . Cela ne peut être accompli qu'une fois que l'entreprise comprend où elle a été et où elle veut aller.

La vision stratégique comprend les décisions de prix à long terme, l'analyse de scénarios, l'expansion internationale, les décisions d'acquisition et de nombreuses autres décisions de haut niveau. La collaboration stratégique est le résultat de l'assimilation de nouvelles frontières dans les objectifs à long terme de l'entreprise.

Un leader financier saisonnier qui peut collaborer avec les entreprises pour créer des stratégies financières viables est un must à ce stade. .

Choisissez la finance «Lean»

Dans l'environnement commercial actuel, les organisations allégées prouvent qu'avec la bonne discipline financière, les entreprises peuvent obtenir des résultats significatifs avec moins de ressources qu'auparavant.

En disant Par Christian Gheorghe, PDG de Tidemark, «Même un professionnel financier de niveau intermédiaire peut déplacer les processus de planification, de budget et de prévision d'une organisation au-delà des feuilles de calcul Excel afin que les gestionnaires puissent disposer des données et des analyses nécessaires pour comprendre ces scénarios. Où ils se demandent« et si » , et être capable d'utiliser des analyses et des prévisions prédictives '.

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En augmentant l'intérêt de la main-d'œuvre et des ressources financières, les entreprises à forte croissance sont plus agiles et mieux adaptées à l'évolution des conditions commerciales. Bien que la FinTech ait des limites, devient un excellent facilitateur . Par exemple, cela donne à l'entreprise la possibilité d'adopter le travail à distance, ce qui lui permet de conserver une haute qualité de talents à un prix de rémunération inférieur. Le logiciel qui gère la comptabilité et les finances prend beaucoup mieux en charge l'utilisation des centres de services externalisés.

La technologie collaborative a permis aux entreprises de supporter facilement l'embauche de ressources financières à temps plein tout en ayant toujours accès à un vaste bassin mondial de personnes talentueuses. Les entreprises peuvent désormais engager des directeurs financiers et des conseils consultatifs fractionnés, et embaucher un directeur financier à temps plein plus tard, afin qu'elles puissent simultanément atteindre leurs objectifs et répondre à leurs besoins en matière de leadership financier plus sophistiqué.

Cela dit, alors que certains objectifs se profilent, un leader financier saisonnier capable de créer une stratégie financière viable est indispensable. Cela est particulièrement vrai lorsqu'une entreprise tente de croître à pas de géant grâce à un certain nombre de tours financiers externes. Alors que les conseillers, les VC et les consultants peuvent faire passer une entreprise par les premières étapes de l'investissement, attendre trop longtemps peut empêcher le directeur financier de disposer de suffisamment de temps pour apprendre le métier avant le début des activités avant l'introduction en bourse.

Trouver le bon CFO qui souhaite rejoindre l'aventure peut prendre un certain temps. Paul Holland de Foundation Capital il a dit que «Il n'est pas rare qu'il faille plusieurs mois pour trouver et embaucher un directeur financier de haute qualité. Le délai idéal estimé pour embaucher ce CFO se situe entre 12 et 18 mois avant l'introduction en bourse ».

Un autre défi pour les entreprises sans CFO dans cet environnement est de suivre les réglementations. Par exemple quand ASC606 est réalisée, les entreprises avec des investisseurs externes devront déclarer leurs revenus différemment de ce qu'elles faisaient traditionnellement.

En conclusion, bien que l'embauche d'un CFO ne doive pas être une priorité absolue dans les premières étapes du cycle de vie d'une entreprise, si l'entreprise continue de croître autant que ses ambitions, un CFO est nécessaire pour gérer efficacement les besoins croissants de l'entreprise. .

Cinq questions à se poser lors de la création d'une fonction financière

Voici quelques questions clés qu'une entreprise devrait envisager d'embaucher son personnel comptable et financier:

• Vous recherchez des investisseurs à l'extérieur? Si tel est le cas, il est important que vous mettiez en place des processus et des normes comptables appropriés dès que possible.

• Votre entreprise évolue-t-elle rapidement? Une attitude transactionnelle historiquement focalisée sera limitée dans sa capacité à aider à identifier les opportunités et les menaces. De plus, si l'entreprise change, le processus comptable peut également changer.

• Quelle est votre compétence en gestion financière et combien de temps pouvez-vous y consacrer? Même si vous maîtrisez la comptabilité et la finance, chaque heure que vous passez en finance représente au moins une heure que vous ne pouvez pas consacrer à ce que vous faites de mieux.

• Combien de réserves financières pouvez-vous avoir en cas de surprises? Avec moins de visibilité et de planification, les surprises peuvent être plus fréquentes et plus importantes. Vous aurez besoin de réserves d'argent plus importantes.

• Quelle est la complexité de vos opérations? Comme les machines et à peu près tout le reste, plus vos opérations et vos finances sont complexes, plus votre entreprise aura besoin d'expérience et de compétences pour gérer, rapporter et planifier correctement.