Que cela vous plaise ou non, PowerPoint est omniprésent lorsqu'il s'agit de présentations formelles. Vous présentez peut-être une nouvelle proposition. Ou peut-être avez-vous passé des semaines à faire vos calculs ou à faire des recherches importantes et qu'il est temps de partager ces résultats avec les parties prenantes concernées. Quel que soit votre objectif, PowerPoint est l'un des éléments les plus importants de votre réussite.

Quand j'étais consultant en gestion, je passais mes journées à utiliser Excel et PowerPoint, à me promener entre les deux programmes chaque jour. J'ai adoré le fait que la flexibilité de PowerPoint me permette d'éclairer et de transformer les données en une histoire - une histoire financière, une trajectoire de croissance de l'industrie ou des recommandations pour la restructuration d'un processus commercial. Cependant, d'autant plus qu'il ne faisait que commencer, cette flexibilité était souvent une arme à double tranchant. C'était frustrant de voir à quel point la conception de diapositives pouvait être fastidieuse et combien de temps il fallait pour perfectionner esthétiquement une diapositive. Souvent, je me suis retrouvé à décider l'un avec l'autre de passer beaucoup de temps avec des diapositives PowerPoint ou de créer un ensemble minimaliste de base qui compromettrait l'efficacité des données et du message. Ce n'est qu'au moment où j'ai entièrement géré les astuces PowerPoint que je n'ai plus eu à traverser ce dilemme.

Cet article présente une sélection de conseils et astuces de présentation PowerPoint avancés, qui vous permettront d'apprendre à utiliser l'outil beaucoup plus rapidement. Cela devrait également vous empêcher de sacrifier une messagerie efficace pour gagner du temps. Alors que de nombreux articles PowerPoint fournissent des conseils qualitatifs sur la façon de transmettre efficacement un message, cet article se concentre sur les composants techniques de PowerPoint et sa conception de présentation. Utilisez les fonctionnalités et les commandes de Microsoft Office PowerPoint 2016 pour PC. Commençons.

Personnaliser le raccourci de la barre d'outils

La première étape pour devenir un expert PowerPoint consiste à créer votre raccourci de barre d'outils. Il s'agit d'une barre d'outils personnalisée située au-dessus du ruban , où vous pouvez ajouter vos commandes préférées et les plus utilisées. Prenez cinq minutes pour l'installer, vous ne le regretterez pas - il rapportera des dividendes chaque fois que vous utiliserez PowerPoint par la suite. Ici, vous verrez un résumé de tout, avant d'entrer dans la logistique:

Exemple 1: Composants de votre écran principal PowerPoint

Pour personnaliser les fonctionnalités de votre barre d'outils et triez-le selon vos préférences, cliquez simplement sur la flèche orientée vers le bas de votre ruban , pour personnaliser votre barre d'outils. Ensuite, cliquez sur «Toutes les commandes» → Choisissez les commandes dans «Toutes les commandes» → Sélectionnez et ajoutez vos commandes préférées. Si vous souhaitez supprimer une commande, sélectionnez simplement la commande et appuyez sur 'Supprimer'.

Exemple 2: Création de la barre d'outils ultime

Voici mes éléments 'indispensables' pour la barre d'outils ultime ( QAT ):

Pour s'aligner: L'outil d'alignement est définitivement mon outil préféré dans PowerPoint. Ignorez les efforts manuels inutiles et mettez plutôt en évidence les chiffres que vous souhaitez mettre en évidence et choisissez dans quelle direction les aligner. Vous pouvez aligner les objets au centre, à droite, à gauche, en haut et en bas les uns des autres. Notez que les positions des objets sont liées les unes aux autres.

Exemple 3: Comment utiliser la fonction d'alignement

si vous souhaitez utiliser cet outil en dehors de votre * QAT *: Mettez en surbrillance les objets souhaités → 'Formater' l'onglet dans le ruban → Cliquez sur «Aligner» → Sélectionnez votre direction d'alignement préférée → Les objets seront alignés.

Distribue: Si vous avez plusieurs objets ou formes que vous souhaitez rendre équidistants les uns des autres, cet outil sera votre nouveau meilleur ami. Avant de distribuer des objets, il est préférable de les aligner d'abord. Ensuite, pour les distribuer, il suffit de mettre en évidence les objets que vous souhaitez distribuer et de sélectionner «distribuer horizontalement» ou «distribuer verticalement».

Exemple 4: Comment utiliser la fonction de distribution

Si vous souhaitez utiliser cet outil en dehors de votre * QAT *: Mettez en surbrillance les objets souhaités → 'Formater' l'onglet dans le ruban → Cliquez sur «Aligner» → Sélectionnez «Répartir horizontalement» ou «Répartir verticalement» → Les objets seront distribués

Peintre de format: Il vous permet de copier le format d'un objet et de l'appliquer à un autre. Il est essentiellement copier et coller , mais pour le format et non pour le contenu.

• Reproduire le format en un clic: appliquez le format d'objet d'origine à l'objet suivant que vous sélectionnez / cliquez.

• Deux clics sur le peintre de format: Fermez le peintre de format. Après un double-clic, tout objet que vous sélectionnez sera converti au format du premier objet. Pour déverrouiller l'outil Reproduire la mise en forme, cliquez sur un espace vide sur la diapositive (pas sur un objet).

Si vous souhaitez utiliser cet outil en dehors de votre * QAT *: Sélectionnez l'objet que vous souhaitez imiter → Cliquez une ou deux fois sur 'Format Painter' sur l'onglet 'Home' dans le ruban → Cliquez sur l'objet que vous souhaitez modifier → Les changements de format seront appliqués

Tourner: Comme son nom l'indique, cette fonction vous permet de faire pivoter des objets par incréments de 90 ou 180 degrés. Vous pouvez faire pivoter une zone de texte, une forme, un WordArt ou une photo. Cela comprend des rotations de 90 degrés dans le sens des aiguilles d'une montre, verticalement et horizontalement.

Si vous souhaitez utiliser cet outil en dehors de votre * QAT *: Mettez en surbrillance les objets souhaités → 'Formater' l'onglet dans le ruban → Cliquez sur «Rotation» → Sélectionnez votre option de rotation préférée → Les objets seront tournés

Raccourcis clavier PowerPoint qui changent la vie

Vous pensez peut-être que j'exagère, mais une fois que vous réalisez que vous n'avez pas à faire ces actions manuellement, vous ne regarderez plus en arrière. En règle générale, l'utilisation de PowerPoint ne nécessite pas de mémoriser autant de raccourcis clavier qu'avec Exceller , mais il y en a quelques-uns que vous devriez considérer.

Modifiez facilement l'ordre et le niveau d'espacement du texte à puces dans les zones de texte:

• Modifier l'ordre du texte à puces dans les zones de texte: ALT + MAJ + touches Haut / Bas

• Modifier le niveau d'espacement du texte à puces dans les zones de texte: ALT + MAJ + touches Droite / Gauche

Changez la taille d'un objet en le gardant régulier et proportionné:

• Maintenez SHIFT pendant le redimensionnement d'un objet avec votre souris

Micro-aide (petites aides pour vos objets):

• Sélectionnez l'objet et maintenez CTRL + Haut / Bas / Droite / Gauche pour le déplacer

Dupliquez votre forme ou votre objet sans copier ni coller:

• CTRL + Faites glisser la forme avec votre souris

Assurez-vous que vos lignes sont droites:

• Pour les lignes verticales: Insérez la forme → Clic droit → Format de la forme → Taille et propriétés → Réglez la «Hauteur» sur «0» → Redressez parfaitement la ligne

• Pour les lignes horizontales: Insérez la forme → Clic droit → Format de la forme → Taille et propriétés → Réglez la «Largeur» sur «0» → Redressez parfaitement la ligne

Transformez un nombre en une enveloppe d'index de pied de page:

• Tapez le numéro de pied de page (par exemple, 1, 2, 3) → Mettez le numéro en surbrillance → Maintenez CTRL + SHIFT + le signe égal (=) → Votre numéro sera désormais un pied de page sur index

Mettez votre texte en majuscule en basculant les majuscules du texte (minuscules, majuscules de titre et toutes les majuscules):

• Mettez en surbrillance les mots souhaités et utilisez le raccourci SHIFT + F3. Chaque fois que vous appuyez sur F3, le texte en surbrillance change toutes les minuscules, toutes les majuscules ou le style de titre dans lequel seule la première lettre du mot est en majuscule.

Conseils de conception PowerPoint pour ces situations courantes et frustrantes

Si vous avez constamment travaillé avec PowerPoint, vous avez rencontré les problèmes suivants. Au lieu de passer 15 à 30 minutes inutiles à rechercher une solution au problème sur Google, voici comment résoudre la situation:

Comment convertir du texte en SmartArt

Exemple de situation: J'ai une liste de dessins animés ennuyeux et j'ai besoin de plus d'inspiration pour les rendre plus intéressants.

Solution: Utilisez l'outil 'Convertir en SmartArt'. Sélectionnez la zone de texte avec les puces → Sous «Accueil» dans le ruban , Sélectionnez 'Convertir en SmartArt' → Survolez différentes options de SmartArt pour voir vos vignettes transformées → Sélectionnez n'importe quel SmartArt qui vous plaît et continuez à modifier à partir de là

Exemple 5: utiliser SmartArt pour donner vie à des vignettes ennuyeuses

Comment redimensionner plusieurs objets / figures en même temps

Exemple de situation: J'ai utilisé plusieurs formes / images sur la diapositive et je veux changer leur taille collective sans gâcher les proportions.

Solutions:

• Tout d'abord, regroupez tous les objets. Pour grouper, mettez en surbrillance tous les objets et vous pouvez faire un clic droit → Grouper ou mettre en évidence et cliquer ALT + G.

• Puis ajustez la taille avec votre souris tout en maintenant SHIFT pour maintenir le rapport hauteur / largeur. Cela vous aidera à redimensionner et adapter plusieurs objets sans déformer les proportions et les formes d'origine.

Exemple 6: Le regroupement est essentiel pour changer les tailles et les proportions

Comment identifier et faire correspondre les couleurs exactes

Exemple de situation: Vous devez utiliser une couleur spécifique et personnalisée mais vous ne la trouvez pas dans la palette de couleurs.

Solution: L'outil Pipette identifie rapidement la couleur exacte que vous souhaitez mélanger et l'applique au texte ou à l'objet que vous essayez de modifier. Bien que l'outil de création de format puisse être très utile pour appliquer exactement le même format (taille, couleur, etc.) d'un objet à un autre, il se peut que vous souhaitiez parfois appliquer uniquement la même couleur. Dans ces cas, l'outil pipette est très utile.

Une utilisation courante de cet outil est la présentation aux investisseurs. Si vous souhaitez lier le thème de l'ensemble à la réalisation du client / partenaire potentiel, l'outil pipette peut être inestimable.

• Sélectionnez la zone de texte que vous souhaitez modifier → Cliquez sur le format de couleur → Sélectionnez l'outil pipette → Utilisez l'outil pipette, survolez la couleur que vous souhaitez imiter → Lorsque l'identification de la couleur apparaît, cliquez sur la couleur souhaitée

Exemple 7: n'utilisez pas de tonalité sans marque

Comment tirer parti des flèches avec des connecteurs coudés

Exemple de situation: J'essaie de dessiner des flèches d'une forme à une autre, mais les flèches sont tordues et ne semblent pas professionnelles.

Solution: Utilisez des flèches avec des connecteurs coudés (angles de 90 degrés). Ils sont automatiquement déplacés vers le centre d'un objet et peuvent être formatés dans différentes couleurs et tailles. Ceux-ci sont très utiles, en particulier lors de la création d'organigrammes.

• Et prend ruban pour entrer → Insérer une figure → Sous la catégorie «Lignes», sélectionner les flèches avec connecteurs coudés → Une fois sélectionné, utiliser la flèche pour relier le centre de l'une des figures au centre d'une autre figure → Répéter jusqu'à ce que terminé

Exemple 8: utiliser des flèches avec des connecteurs coudés pour créer des organigrammes

Comment ajuster le texte dans une forme

Exemple de situation: J'écris une ligne de texte dans une forme mais le texte ne rentre pas et il divise le mot en deux parties.

Solution: Il existe deux façons de résoudre ce problème:

• Option 1: Faites un clic droit sur la figure → «formater la figure» → Modifiez les marges du texte en «0» à partir de la droite et «0» à partir de la gauche. Neuf fois sur dix, cela résoudra le problème.

• Option 2: oubliez de vous occuper de la figure originale. Au lieu de cela, insérez une zone de texte sur la forme d'origine (la zone de texte doit utiliser un arrière-plan transparent) et tapez directement dans la zone de texte. Le texte sera affiché sur la figure, mais personne ne saura qu'il s'agissait d'une solution manuelle.

Comment supprimer l'arrière-plan d'une image

Exemple de situation: J'ai utilisé une image du Web sur une diapositive et je souhaite changer la couleur de l'image d'arrière-plan, mais je ne sais pas comment faire.

que fait un directeur financier dans une startup

Solution: Cette technique est plus efficace lorsqu'elle est utilisée sur des images à contraste élevé.

• Tout d'abord, vous devez supprimer la couleur de l'image d'arrière-plan d'origine. Cliquez sur l'image que vous souhaitez modifier → Sélectionnez l'onglet 'Format' dans le ruban → Cliquez sur «Supprimer l'arrière-plan» → Ajustez toute partie qui n'a pas été complètement supprimée → Cliquez en dehors de l'image lorsque vous êtes prêt

• Ensuite, vous devez ajouter la nouvelle couleur de l'image d'arrière-plan. Comme vous pouvez le voir, pour arriver à l'exécution parfaite de tout cela, il faut une main ferme (ce que je n'ai clairement pas). Pourtant, c'est un hack utile que vous pouvez avoir.

Exemple 9: Y a-t-il une couleur d'arrière-plan étrange dans votre image? Ici, je vous montre comment y remédier

Comment convertir un tableau en zones de texte

Exemple de situation: Vous voulez convertir une base de données dans un format différent sur une autre diapositive, mais vous ne voulez pas taper manuellement les nombres et courir le risque de faire une erreur.

Solution: Divisez votre tableau en plusieurs zones de texte et objets, ce qui vous évite d'avoir à réécrire les données et sera plus facile à manipuler

• Copiez le tableau entier → Coller d'une manière spéciale (coller à mesure que l'image augmente le méta-fichier) → Séparez-le → Répondez «oui» à la boîte de dialogue → Séparez-le à nouveau → Répondez à nouveau «oui».

• Voila, maintenant votre tableau a été divisé en zones de texte et en figures. Vous pouvez maintenant copier et coller les données dont vous avez besoin dans une autre diapositive et la reformater à votre guise.

Figure 10: Divisez votre tableau de données en objets individuels pour éviter les erreurs de frappe embarrassantes

Comment donner la même taille aux lignes ou colonnes d'un tableau

Exemple de situation: Vous avez créé et rempli un tableau avec des données mais la taille de certaines lignes ou colonnes ne correspond pas aux autres. Votre trouble obsessionnel-compulsif entre en jeu, mais vous ne pouvez pas comprendre comment les associer parfaitement.

Solution: Utilisez les outils 'Distribuer les lignes' et 'Distribuer les colonnes'.

• Sélectionnez toute la table de données → l'onglet 'Plan' dans le Ruban → Cliquez sur 'Répartir les lignes' et 'Répartir les colonnes'.

Exemple 11: Utilisez cette méthode infaillible pour garantir des planches professionnelles irréprochables

Autres fonctionnalités et meilleures pratiques PowerPoint

Créez des modèles d'ensemble personnalisés en utilisant Maître des diapositives , qui se trouve dans l'onglet 'Affichage' de la ruban . Maître des diapositives vous permet de modifier rapidement la conception de votre diapositive dans votre présentation. Vous pouvez personnaliser le diapositive principale , qui affectera chaque diapositive de votre présentation, ou vous pouvez modifier des dispositions de diapositives individuelles, ce qui modifiera chaque diapositive qui utilise ces dispositions.

Vous devriez moins vous fier à votre vue lorsque vous déplacez des objets avec la vue Guides ou Quadrillage. Tout d'abord, vous devez ajuster vos paramètres pour utiliser la fonction 'Aligner sur la grille'. Voici comment procéder: Onglet «Affichage» → Cliquez sur «Paramètres de la grille» à côté du mot «Afficher» → Activez «Aligner les objets sur la grille». Si vous souhaitez voir les véritables guides ou lignes de quadrillage, vous pouvez sélectionner ces options sous l'onglet 'Affichage' dans le ruban ; ils peuvent être facilement activés ou désactivés. Notez que vous pouvez déplacer les guides pendant que les lignes de la grille sont prêtes.

Figure 12: Les guides et les lignes de quadrillage sont des références utiles pour le positionnement des objets

Rejoignez un graphique de votre Bloc-notes Excel Calculus à votre présentation PowerPoint pour déclencher une mise à jour dynamique des numéros.

• Lorsque votre graphique est prêt dans Excel, copiez le graphique → Allez dans PowerPoint → Dans l'onglet «Accueil» du ruban Cliquez sur «Coller» → Sélectionnez «Collage spécial» → Sélectionnez «Coller le lien» et «Objet graphique Microsoft Excel» → Maintenant, lorsque vous mettez à jour les nombres dans Excel, le graphique dans PowerPoint sera mis à jour dynamiquement. Cette fonction fonctionne mieux lorsque les deux programmes sont ouverts ensemble.

• Si vous fermez le document Excel puis mettez à jour les chiffres du tableau, n'oubliez pas de revenir à votre graphique PowerPoint, faites un clic droit sur le graphique et sélectionnez «Mettre à jour le lien» pour vous assurer que les données sont mises à jour.

Pièce 13: Évitez les vérifications croisées entre Excel et PowerPoint

Sur les diapositives fortement chargées de données, mettez en évidence visuellement votre photo la plus importante en bas. Une zone de texte rectangulaire (comme illustré ci-dessous) est courante.

Pièce 14: Aidez le public à naviguer dans la complexité en mettant votre point au point

N'oubliez pas d'inclure les clés avec vos diagrammes et graphiques pour vous aider à orienter votre public.

Modèles de diapositives et graphiques de présentation pour les concepts courants

Avez-vous déjà ressenti du déjà vu lors de la conception d'une nouvelle suite PowerPoint? C'est probablement parce que nous créons souvent de nouvelles diapositives pour illustrer des concepts similaires, même si le contenu est différent - qu'il s'agisse d'un processus, d'une progression ou d'un organigramme. En conclusion, il est logique de réutiliser une structure de diapositive, même si le contenu actuel est rechargé. Pour communiquer ces concepts communs, de nombreuses sociétés de conseil utilisent à plusieurs reprises les composants de diapositives suivants:

Heures du projet: diagramme de Gantt

Figure 15: Exemple de diagramme de Gantt

Structure organisationnelle: Graphique organisationnel

Exemple 16: Exemple d'organigramme

Processus: Flèches indiquant les uns les autres

Figure 17: Exemple d'organigramme de processus

Indiquez dans quelle mesure un élément particulier répond à un critère: Harvey Balls

Pièce 18: Échantillon d'exposition * Harvey Balls

Articles de hiérarchie: Pyramide

Figure 19: Exemple de diagramme pyramidal

Traverser un canal: Entonnoir

Exemple 20: Exemple d'entonnoir de vente

Exemples de présentations PowerPoint et derniers commentaires

Si vous souhaitez voir des aperçus des livraisons pour les clients d'importantes sociétés de conseil, vous pouvez le faire sur 30 présentations McKinsey Oui un mélange de sets McKinsey, Boston Consulting Group Oui Le groupe du Parthénon .

La conception de présentations dans PowerPoint n'a pas à être pénible. Il est important de se rappeler qu'avec PowerPoint, tout est dans les détails. Une fois que vous êtes familiarisé avec les détails de l'outil et que vous connaissez les solutions disponibles, vous verrez que vous passez moins de temps à la construction manuelle. Alors, quels sont vos trucs et astuces lors de l'utilisation de PowerPoint?