Une stratégie de continuité des affaires bien pensée peut aider les entreprises non seulement à survivre mais aussi à prospérer après une crise. La continuité des activités opérationnelles n'est plus un sujet à ignorer, mais plutôt un sujet qui mérite une discussion sérieuse. Environ 40% des entreprises ne rouvrent pas suite à une catastrophe, selon le Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA) .

Voici cinq mesures que vous pouvez prendre pour protéger votre entreprise de la prochaine crise.

Élaborer un plan de continuité des activités opérationnelles

N'attendez pas qu'une autre crise se produise avant d'élaborer un plan de continuité des activités opérationnel. La mise en place d'un plan permet un processus de retour au travail efficace lorsque la crise disparaît. Il donne également des indications sur la manière de faire face à tout dommage à la suite de la catastrophe.

Bien que les organisations puissent mettre en œuvre ces plans seules, il est souvent utile de consultant en stratégie avec une perspective extérieure et une vaste expérience de la façon dont les plans de continuité des activités réussis se concrétisent.

Les entreprises équipées de tels plans sont plus résilientes que les entités sans plan d'urgence et ont de meilleures chances de se remettre de mon expérience. De plus, ils ont également tendance à réapparaître plus rapidement que leurs concurrents.

Alors, qu’implique l’élaboration d’un plan de continuité d’activité opérationnel? Un programme complet de planification d'urgence est défini par trois éléments:

1. Réponse d'urgence
2. Gestion de crise
3. Reprise et reprise d'activité

La structure de ce plan devrait comprendre les cinq étapes fondamentales suivantes:

1. Établir la portée du plan proposé
   Au cours de cette étape, l'objectif principal est d'établir un objectif spécifique et d'identifier l'équipe de gestion de crise, l'équipe de reprise technologique et les équipes de reprise d'activité qui travailleront à la mise en œuvre du plan de continuité des activités. Cette équipe sera chargée d'explorer différentes pistes pour voir comment l'entreprise peut au mieux protéger les employés, les fournisseurs et les clients, ainsi que les opérations commerciales en cas de catastrophe.
   
2. Définir les principaux secteurs d'activité
   De combien de départements ou de secteurs l'organisation est-elle composée? Informatique, ventes, comptabilité, ressources humaines, back-office et front-office - chacun de ces secteurs doit être défini et décrit afin de pouvoir élaborer un protocole de réponse pour chacun.
   
3. Réaliser une analyse d'impact sur les entreprises (BIA)
   Une analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) est effectuée pour prévoir les impacts potentiels sur les opérations commerciales critiques. L'analyse de l'impact commercial peut être facilitée en posant les trois questions suivantes:
   
   • Quelles sont les activités prioritaires qui sont essentielles aux opérations de base de l’organisation?
     
   • Quelles sont les ressources à obtenir pour reprendre ces activités prioritaires? Cela comprend les ressources internes et externes telles que les inventaires, les véhicules et le personnel.
     
   • Quelle est la durée maximale pendant laquelle une perturbation des opérations commerciales peut être tolérée? Cette question particulière identifie le calendrier de reprise des activités prioritaires.
     
     Une fois ces questions répondues, il est temps d'évaluer les risques externes susceptibles d'affecter l'entreprise. Une fois que cela a été fait, il est plus facile de travailler sur les différents types de catastrophes auxquelles l'entreprise peut être confrontée.
     
4. Développer des stratégies basées sur les informations collectées
   Avec les données que vous avez recueillies au cours de ce processus de diligence raisonnable, il devient possible de proposer des stratégies pour aider l'entreprise à faire face à toute urgence et à reprendre efficacement les opérations par la suite.
   C’est peut-être l’une des étapes les plus importantes, car elle nécessite des recherches et une étude approfondies des stratégies de continuité d’autres organisations. Avoir un point de référence d'autres entreprises, en particulier celles qui ont résisté aux revers précédents, se révélera inestimable.
   
5. Créer un plan de continuité viable pour maintenir les opérations
   Lorsque le plan de continuité des activités a été établi et clairement rédigé, il est impératif de le tester. Cela implique la réalisation d'exercices et de simulations d'événements de catastrophe pour voir les domaines de l'entreprise qui doivent encore être améliorés et planifiés.
   Dans un monde incertain, un plan de continuité des activités contribuera grandement à protéger votre entreprise et ses intérêts.

Tester le plan de continuité des activités

Un plan de continuité des activités complet qui a fait ses preuves vous préparera à l'inattendu. Il vous aide à travailler à distance, à travailler dans un environnement différent et à travailler peut-être sans personnel critique.

Les tests vous aident à vérifier les systèmes tels que la récupération de votre sauvegarde de données. En outre, tester votre plan révélera des lacunes ou des points faibles et vous fournira des informations inestimables sur la meilleure façon d'affiner et de renforcer le plan à l'avenir. Enfin, la démonstration de tests rigoureux peut aider votre entreprise à obtenir une assurance appropriée.

Alors, comment allez-vous tester votre plan de continuité des affaires?

1. Revoir le PCA avec les employés
   Sensibiliser vos employés au plan de continuité des activités est crucial. La majorité des PCA échouent parce que les employés ne connaissent pas les protocoles qu'ils doivent suivre en cas de catastrophe. Décrivez les objectifs de l'exercice de simulation et faites-leur comprendre qu'il ne s'agit pas seulement d'un exercice d'exercice. Leurs rôles et responsabilités doivent être clairement expliqués pour éviter les excuses lors de l'évaluation. Inclure les partenaires et les fournisseurs dans la simulation est également une bonne idée.
   
2. Décidez d'un moment pour tester le plan
   Le personnel étant informé de ses rôles et responsabilités en matière de continuité des activités, il est temps de choisir un moment pour effectuer l'exercice de test. Selon ce que l'équipe en charge de la mise en œuvre de cet exercice a décidé, cette simulation peut durer d'un jour à quelques semaines. L’essentiel n’est pas la durée, mais bien d’évaluer le niveau de préparation de l’organisation et les réponses des employés.
   
   Les bons jours pour planifier des exercices de simulation sont le vendredi et le samedi. Si vous prévoyez simplement de mener des séances sur table avec votre haute direction et votre personnel, vous souhaiterez peut-être les organiser pendant les week-ends. Les revues peuvent ensuite avoir lieu pendant la semaine sans perturber les opérations commerciales normales.
   
3. Simuler une situation de catastrophe
   Les catastrophes peuvent prendre n'importe quelle forme - inondations, tornades, ouragans, cyberattaques, krachs boursiers ou pandémies mondiales comme l'épidémie actuelle de COVID-19. Sélectionnez l'un de ces éléments et créez une simulation que vous présentez aux employés. On s'attend à ce qu'ils prennent cet exercice comme s'il se produisait réellement. Leurs réponses doivent être conformes à ce qui a été présenté dans le plan de continuité des activités.
   
   Suivez le temps nécessaire pour maîtriser la situation. Si votre organisation dépend d'autres entreprises pour des fonctions critiques telles que les systèmes informatiques, vous souhaiterez peut-être les inclure dans cet exercice de simulation afin de pouvoir également évaluer leur état de préparation. À quelle fréquence une simulation complète doit-elle être effectuée? Au moins une fois par an. Vous pouvez utiliser différents scénarios afin de tester une variété de problèmes potentiels.
   
4. Évaluer l'exercice de test
   Une fois la période de test terminée, rassemblez tout le monde pour une session d'évaluation. Laissez les employés parler. Écoutez les commentaires donnés, cela vous aidera à affiner le plan de continuité des activités. Les domaines qui doivent encore être peaufinés seront au premier plan et les stratégies qui ont bien fonctionné seront également mises en évidence. Parfois, il peut être nécessaire d'échanger les responsabilités de différentes personnes au sein de l'équipe pour un meilleur résultat.

Meilleures pratiques du plan de continuité des activités

Le cheminement vers l'élaboration d'un bon plan de continuité des activités est complété par les meilleures pratiques suivantes:

1. Avoir un sponsor expérimenté
   Toute entreprise qui envisage d'élaborer un plan de continuité des activités ferait bien de travailler avec un équipe expérimentée qui peut construire, réviser et aider à tester le BCP. Quelqu'un doit idéalement être en charge ou superviser l'ensemble du processus.
   
2. Choisissez une politique stratégique
   Une politique stratégique guidera les décisions et servira de feuille de route sur la voie à suivre. Les employés doivent recevoir une copie de la politique, ainsi que le plan de continuité des activités complet, pour se familiariser avec. Idéalement, tout devrait être mis dans un manuel que les employés reçoivent dans le cadre de leur formation continue.
   
3. Travailler avec une méthodologie
   Quels systèmes et méthodes utiliserez-vous pour mener à bien votre plan de continuité d’activité de sa création à ses tests? La méthodologie doit être claire et facile à suivre. Une bonne méthodologie sera appréciée par les auditeurs qui évalueront votre plan de continuité d'activité. Par exemple, il est impératif de comprendre le processus opérationnel requis pour lancer, négocier et gérer une vente afin qu'en cas de perturbation des activités, l'entreprise puisse immédiatement identifier et résoudre les lacunes créées. La méthodologie doit être aussi proche que possible de la pierre angulaire pour permettre à tous les employés de mener leurs affaires de la même manière tandis que la direction travaille toujours à affiner le processus pour le rendre plus efficace et rationalisé.
   
4. Employer des évaluations régulières
   La seule façon d'évaluer votre plan de continuité des affaires est de procéder à des évaluations soigneusement réfléchies. Ces évaluations sont un moyen d'évaluer votre niveau de préparation en tant qu'entreprise. Il est bon de procéder régulièrement à des évaluations des risques, peut-être même une fois par trimestre. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement impliquer tous les employés. Vous pouvez simplement rassembler des chefs d'équipe de différentes divisions ou départements.
   
5. Déployez des tests fréquents
   L'exercice ou le test du plan afin de savoir dans quelle mesure il fonctionnera le moment venu est l'une des meilleures pratiques que vous pouvez déployer. Effectuez une série d'exercices au moins une fois par trimestre en utilisant différents scénarios pour tenir vos employés informés de ce que l'on attend d'eux en cas de catastrophe.
   
6. Planifier des sessions de rapport et de rétroaction
   Un protocole de rapport doit également être en place. Comment l'équipe qui coordonne et gère ce projet rend-elle compte à la direction? Après l'élaboration et la mise à l'essai du plan, un rapport doit être envoyé à la direction pour résumer le niveau de préparation de l'organisation face à une situation d'urgence.

Conclusion

D'après mon expérience, plus votre plan de continuité d'activité est défini et testé, plus vos chances de récupérer efficacement et de protéger vos employés, vos clients et vos opérations commerciales sont élevées.

Toute personne travaillant dans l'organisation doit être au courant du plan de continuité des activités et de son rôle dans la reprise après sinistre. Personne n'est exempté. La participation à tous les niveaux permet un rebond plus rapide et une transition en douceur vers une nouvelle phase des opérations commerciales.

Comprendre les bases

Qu'est-ce que la stratégie de continuité des affaires?

Un plan qui permet un processus de retour au travail efficace lorsqu'une crise se résorbe. Il donne également des indications sur la manière de faire face à tout dommage à la suite de la catastrophe.

Quelle est la première étape de l'élaboration d'un plan de continuité des activités?

Établissez la portée du plan proposé. Au cours de cette étape, l'objectif principal est d'établir un objectif spécifique et d'identifier l'équipe de gestion de crise, l'équipe de reprise technologique et les équipes de reprise d'activité qui travailleront à la mise en œuvre du plan de continuité des activités.